Evénement physique en 2021 : préparer la reprise
La reprise de l’activité événementielle physique a été longuement attendue par des professionnels de différents secteurs. Bon nombre d’entreprises se demandent à quoi va ressembler l’organisation d’un événement physique en 2021. Certes, la crise sanitaire a généré de nouvelles tendances de se réunir. Les organisateurs événementiels ont réinventé ainsi de nouvelles solutions pour communiquer et réaliser les événements d’entreprise en adoptant une approche focalisée sur le digital. Cette année, vous pouvez retenir et transformer cette tendance digitale de l’année dernière en tentant de l’harmoniser avec le nouveau rythme post-covid.
Que ce soit pour rassembler vos collaborateurs ou vos clients, le lieu de réception, le traiteur et la signalétique y tiennent un rôle de premier plan. Découvrez sans attendre nos conseils qui vous montrent ce dont vous avez besoin pour organiser un événement physique réussi cette année.
Une réouverture progressive propice à l’événementiel présentiel
La réouverture des espaces événementiels serait enfin possible à la suite de la réouverture progressive des terrasses et des restaurants. Cette nouvelle nous donne de l’espoir pour l’avenir des milliers d’événements qui n’ont pas pu voir le jour en 2020. Ce retour au format physique représente une occasion pour réorganiser vos événements d’entreprise tels que des salons, congrès, séminaires, réunions et conférences qui ont été annulés ou reportés.
Suite à une longue période de privation sociale liée à la covid 19, tout le monde rêve d’un événement en présentiel, voire en plein air. Puisque les lieux de réception pourront bientôt rouvrir, il est bien temps de préparer votre futur événement d’affaires prévu pour cette année. Que ce soit un salon, une conférence, un séminaire ou une journée incentive, le hasard n’a pas sa place, apprêtez-vous à concevoir sa version nouvelle et améliorée. Sur ce, il faut déterminer les contenus et les animations en pensant aux profils et aux besoins de vos participants.
Après avoir parcouru le passage obligé vers le digital, le monde de l’événementiel se prépare à la réouverture des lieux de réception, avec des jauges limitées. Ce virage vers le virtuel a-t-il réussi à combler les besoins réels d’un événement physique ? Effectivement, la version virtuelle d’un événement sur les réseaux sociaux ou sur le web offre une solution alternative à l’événement en présentiel. Pourtant, l’envie de partager une expérience conviviale dans un monde réel reste une soif de réussite qui mérite d’être bientôt assouvie.
Cocktail dinatoire
Nos conseils pour organiser un événement physique en 2021
La phase de préparation d’un séminaire, d’une conférence, d’un salon ou d’une journée incentive doit être bien prise en considération, car c’est le moment opportun pour clarifier les objectifs de votre évent. Si le but d’un événement virtuel est de captiver l’attention de vos participants en ligne via des sujets particuliers, des animations innovantes, un lieu virtuel authentique et des contenus médias personnalisés, tout est différent lors d’un évent physique.
Un événement tenu en présentiel se caractérise par un lieu de réception spécialement choisi, une restauration soignée et surtout par la signalétique qui tient une place privilégiée dans la situation sanitaire actuelle. Cette année, l’organisation de vos conférences, séminaires, salons ou réunions en présentiel ne sera plus la même qu’auparavant. Il va de soi qu’un événement qui sera réalisé dans le « monde d’après » exige une organisation rigoureuse en amont.
Lieux de réception : élément déterminant
La recherche du lieu de réception est une étape cruciale dans la réalisation d’un événement en salle ou en plein air. Après une longue durée d’inactivité événementielle, l’heure est venue de sortir des sentiers battus pour réaliser un événement physique. Selon vos besoins, vous pourrez choisir un endroit spécial qui apportera un regard neuf sur votre évent. Entre l’originalité surprenante, l’élégance classique, le jardin verdoyant, le cadre insolite et le modernisme technologique, le choix est large pour accorder votre thème à vos goûts.
Vous organisez une réunion, un lancement de produit, un congrès ou un séminaire ? Quelle que soit la nature de votre futur événement, vous devrez trouver l’espace événementiel qui lui correspond le mieux. Ce lieu doit être équipé d’un système avancé d’éclairage et de son qui met en scène votre évent de façon sublime. Le choix de l’espace de réception peut dépendre aussi de la durée et des objectifs de l’événement, ainsi que de sa disponibilité à la date prévue par votre entreprise.
Pour cela, les conseils des professionnels de l’événementiel pourront vous aider à dénicher la perle rare de la région parisienne ou de toute la France.
Outre l’esthétique, la capacité d’accueil et la sécurité sanitaire que le lieu de réception peut offrir doivent faire partie des conditions principales que vous allez privilégier. Ce qui signifie que votre espace événementiel doit impliquer des exigences pour respecter les gestes barrières et limiter le risque de contamination. Assurez-vous que la superficie du lieu d’événement concorde avec le nombre d’invités en tenant compte de la distanciation sociale et les infrastructures nécessaires pour le lavage de mains fréquent.
Traiteur : une restauration repensée
Le traiteur reste un facteur incontournable pour réaliser un événement physique couronné de succès. Pour faciliter votre choix de traiteur, vous devrez faire une petite analyse qui résulte d’un juste équilibre entre le thème, la date et le lieu de votre événement physique. Il est donc nécessaire de veiller à ce que les menus et les pièces du traiteur soient en accord avec le thème défini et s’alignent avec l’objectif de l’événement. Pour cela, demandez-vous si vous souhaitez un service traiteur pour un buffet, une pause gourmande ou un déjeuner assis qui pourra s’ajuster avec votre conférence, salon ou séminaire.
Pour que votre événement soit apprécié de tous, il faut que vos menus comportent une variété de régimes alimentaires. On doit y trouver des repas végétarien, hallal, vegans, casher, ainsi que des pièces différentes pour satisfaire les participants allergiques et intolérants à certains aliments. Gardez aussi en tête que le goût de vos invités tient une place aussi essentielle que les animations que votre entreprise leur offre. D’ailleurs, vous pourrez compter sur l’expertise d’un traiteur pour vous donner des conseils pertinents sur la disposition des tables, des pièces ou des couverts afin qu’elle s’adapte aux nouvelles mesures sanitaires.
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La signalétique : quand distanciation sociale et événementiel cohabitent
Face à cette période pandémique qui perdure, la signalétique prend une place très importante au sein des espaces événementiels. Les organisateurs d’événements doivent y apporter une attention particulière pour faciliter l’orientation et les déplacements de participants en prenant compte la situation sanitaire. Constituée d’un mot inventé ou d’un signe original, la signalétique de votre lieu de réception doit allier efficacité et esthétique pour permettre une perception rapide par les participants. Par ailleurs, une partie de la valeur de votre entreprise ou de votre marque sera jugée à partir de la signalétique que vous utilisez lors de vos événements.
Sur un mur, apposés au sol ou sur un panneau, vos supports de signalisation doivent éveiller l’intérêt sanitaire de chacun qui assistera à vos événements. Vos signalétiques anti-covid19 doivent donc transmettre un message clair pour guider et rappeler à tout le monde qu’il y a encore du danger contre lequel on doit mettre en garde. Le but est de permettre à votre entreprise de réaliser votre activité événementielle avec plus de sérénité tout en restant prudent. Pour cela, vous pourrez par exemple placer des plaques signalétiques au sol ou sur le mur, avec une distance constante de 1 m. Cette méthode vous aidera à mieux gérer la distanciation sociale entre vos participants durant votre salon ou votre conférence au format physique.
Reprise de l’événementiel présentiel : et pourquoi pas en phygital ?
Les façons de se rassembler ont beaucoup changé avec l’apparition de la pandémie de Covid-19. Vu que la plupart des entreprises se sont penchées sur le digital, les pratiques événementielles se sont développées au fil du temps. Malgré les restrictions sanitaires et les fermetures ordonnées, cette tendance de l’année dernière a positivement contribué à la visibilité internationale de plusieurs entreprises. Aujourd’hui, la question qui se pose est de savoir quelles mesures doit désormais prendre votre entreprise pour atteindre vos objectifs de communication et de marketing 2021 avec la reprise de l’activité en présentiel.
Du virtuel au présentiel, vous pourrez prendre le réel plaisir à combiner ce concept moderne avec le format physique. Pour réaliser le format hybride, il vous suffit de trouver le meilleur espace événementiel qui offre un système d’interaction idéal et qui permet une communication en temps réel entre vous et vos participants en ligne. Qu’ils habitent à Paris, en France ou dans le reste du monde, ils pourront facilement suivre en ligne votre activité en présentiel via la technologie de visioconférence ou de streaming live. Le format phygital vous donne aussi la facilité de rassembler tous vos collaborateurs ou vos clients dans le respect du protocole sanitaire.
Dans le contexte d’un événement hybride, les organisateurs d’événements pourront sortir de l’ordinaire en essayant d’adapter leur conférence, salon ou séminaire aux nouvelles tendances. A cet égard, vous devrez repenser les décors, les contenus et les animations à offrir à vos participants face à la récente transition vers le digital et les habitudes acquises durant le confinement. Que vous envisagiez de renforcer votre image de marque ou de reconstruire un travail collectif efficient, un événement phygital vous aide à atteindre un degré de service optimal et une haute performance opérationnelle.
