Organiser un événement digital 

Organiser un événement digital

Pas de panique ! Notre agence, notre équipe maîtrise… Et surtout : un événement digital ce n’est ni plus ni moins qu’un événement d’entreprise. Du concept à la production,  l’agence de communication événementielle Incentive Development possède cet atout. 

Diffusion des events en ligne ou sur les réseaux, intégration live de vos contenus, diffusion en streaming de l’événement sur un média dédié : l’organisation de vos événements digitaux fait donc partie des savoirs faire de notre agence et la question du digital dans vos événements n’est donc plus une option mais une nécessité dans votre stratégie de communication. La même écoute est nécessaire pour envisager la bonne stratégie marketing pour créer un événement digital.

Un événement digital : Késako ? 

Conférences live, événements streaming, webinaire, des salons virtuels, événements hybrides, données, contenus, événements en ligne, communication digitale…  autant de mots et de notions que le monde de l’événementiel doit aujourd’hui intégrer à son logiciel. Réinventer l’événementiel à vos côtés en utilisant les dernières technologies web et internet pour améliorer votre expérience digitale : voilà ce que notre agence vous propose.

Un e-événement c’est donc réunir, fédérer, informer, divertir … les agences comme la nôtre sont expertes en la matière car notre équipe organise et propose à ses clients, des conférences, des séminaires et bien d’autres type d’organisation événementielle. L’événement digital respecte donc les grands marqueurs de l’événementiel mais utilise des techniques de diffusion différentes. L’outil est donc différent mais la finalité reste la même. 

Organiser un événement digital

Pourquoi organiser un événement digital ?

Événement digital : la solution contre le risque d’annulation d’événement 

Et oui ! Le monde de l’événementiel s’adapte encore et toujours. Devant les aléas des dernières années, manifestations, grèves, la crise du Covid 19, confinement… Le risque de voir son événement annulé devient de plus en plus une réalité pour les agences ainsi que pour les dirigeants. Pour pallier l’annulation d’événements essentiels à la poursuite de votre activité, la version digitale de l’événement est une garantie. 

Une garantie que vos invités pourront suivre et y participer en direct. Ainsi les entreprises peuvent tenir leur planning de réunions, de conférences ou encore de séminaires. Un événement digitalisé peut prendre différentes formes (salon, conférence, séminaire, événement grand public, etc.)  nous vous invitons également à voir notre article sur les annulations d’événement pour manifestation en cliquant ici

L’événement digital : plus de limite ni frontière

Votre événement digital s’il est parfaitement monté, peut devenir un des évents incontournable dans votre activité événementielle et ceci avec tout votre écosystème et sans contrainte géographique ou d’accessibilité. 

Au sein de l’agence Incentive Development, nous pensons que l’événement digital doit absolument faire partie du mix événementiel à proposer à votre équipe, vos clients ou collaborateurs. 

Ne pensez plus à qui pourra venir,  ni à rassembler les collaborateurs d’une seule région ou d’une seule entité. Mais réunissez les tous, qu’ils soient proches ou à l’autre bout du monde. Faites intervenir dans votre conférence des personnalités où qu’elles se trouvent, le nombre de visiteurs n’est plus une limite mais les visiteurs deviennent une audience. La distance et l’accessibilité n’existent plus, la communication et la partage d’informations devient sans limite …

visio conférence Événement digital
Organiser un événement digital

L’événement digital, outil d’échange et d’information 

Un événement digitalisé repose sur une interface web personnalisables selon les vos besoins. Les intervenants possèdent un espace dédié pour diffuser leurs supports (Powerpoint, photo, vidéo, podcasts audio, etc.)

Votre événement peut être en live streaming sur près de 20 destinations de diffusion. Cela peut être, une page sur votre site web, ou différents réseaux sociaux tels que Facebook, Youtube, Twitter, etc. 

Retrouvez  tous les supports de communications et documents de votre événement qui pourront toujours être accessible sur un site dédié. Pour finir les événements digitaux respectent les données et informations personnelles de vos participants.

L’événement digital : une solution unique pour un nombre de participant illimité 

L’événement digital est accessible à une grande communauté ou à un nombre limité de participants. Un webinaire s’adresse au plus grand nombre “l’entrée” à votre événement ne sera donc pas régulée. Cependant un séminaire ou une journée d’étude ne s’adresse qu’à un nombre restreint d’invité, un lien spécifique sera donc mis en place pour les participants.  Donc la limite imposée par le nombre de personnes présente, la taille du lieu ou encore par le budget n’existe plus ou peut être bien moindre grâce à la solution hybride d’événement en présentiel et digital.

Organiser un événement digital
Organiser un événement digital

Revivez l’événement digital : Le replay 

À la fin de l’événement virtuel, un accès à un replay HD sera disponible en versions libres ou protégées, à votre convenance. Par ailleurs une vidéo en encodage MP4 Full HD peut vous être fournis. Vous pourrez diffuser grâce à des cuts de l’enregistrement cette vidéo sur vos supports de communication en ligne ( réseaux sociaux, site web, etc.) Ainsi vous garder le lien social avec votre communauté et cette dernière reste au fait de l’actualité de votre entreprise. 

 Le budget d’un événement digital 

Un événement digital vous permet de limiter certains frais liés à l’organisation d’un événement que l’on peut appeler présentiel. Un événement ordinaire demande la location d’une salle à Paris ou un peu partout en France, la mise en place d’un vestiaire pour le public et d’autres éléments techniques importants. Grâce à l’événement digital, vous limitez vos coûts ( ex : pas de privatisation de salle). 

Organiser un événement digital

En effet, votre événement est dématérialisé et a lieu sur internet. Vous pourrez de ce fait atteindre une nouvelle audience pour vos événements grand public sans pour autant augmenter vos dépenses événementielles. C’est un nouveau média pour votre business, vous pouvez présenter un nouveau projet ou service, proposer une formation, inviter votre communauté à discuter ou encore faire découvrir l’envers du décor de votre entreprise. Pouvant être diffusé sur les réseaux sociaux les participants peuvent donc suivre l’événement sur un mobile, un ordinateur ou une tablette, ainsi vous offrez à vos convives une expérience inédite.

L’événement digital ou live, et pourquoi pas les deux : L’événement hybride

Organiser un événement digital ou un événement présentiel ? L’ancien monde contre le nouveau ? Rien de tout ça … Le Covid, le confinement et les différents aléas de ces dernières années a modifié la vision événementielle.  Notre agence fait le pari que demain l’événementiel sera hybride.

pourquoi organiser un événement digital

 Un événement hybride est un rendez-vous à la fois physique et virtuel. Il donne aux participants et aux entreprises la possibilité de participer soit par une présence physique, soit par le biais d’un ordinateur connecté à internet. Imaginez des events où les participants présents ou non interagissent et participent en live et de manière connectés grâce aux outils largement utilisés pour les médias plus classiques : duplex, reportage, sondage, traduction simultanée …Vos participants vivent une expérience unique et sur mesure.

L’événement digital, événement vert et écologique 

Organiser un événement digital à un avantage indéniable pour votre entreprise et pour l’environnement. En effet, vos invités (collaborateurs, clients, prospects, etc.)  n’ayant pas se déplacer suivent l’événement en live depuis le lieu où il se trouve. Ainsi, vous participez à la réduction de l’empreinte carbone pas de déplacement et à la réduction des déchets. 

Un événement digital fait partie des solutions saines pour la planète. Cependant il faudra se concentrer sur la stratégie de communication à mettre en place et au contenu. En tant qu’agence événementielle maîtrisant ces outils digitaux, nous participons activement à l’augmentation de ces events pour nos clients. Nous réinventons l’événementiel tout en proposant des solutions écologiques.

Évenement digital vert
Organiser un événement digital

Le contenu la pièce maîtresse de votre événement digital 

L’événement digital est un outil marketing pour votre entreprise, vous devez l’intégrer comme une arme nouvelle pour surprendre. Il doit être vu comme un nouveau moyen dans le mix événementiel dont vous disposez. Véritable média personnalisé à votre communauté professionnelle cet outil est sans limite et à la manière d’une émission de télé, où le public se trouve en salle et derrière l’écran. L’événement digital idéal est hybride car, il peut et doit non seulement se vivre en live mais également comme une web TV avec des participants connectés depuis un smartphone, une tablette ou tout simplement sur n’importe quel support vidéo.  

Un travail de contenu doit être réalisé en amont, pour captiver les participants et préparer minute par minute l’ensemble des moments forts de votre e-événement. Les conférenciers devront redoubler d’efforts et multiplier les types de contenus, photos, vidéos, etc. Sans oublier les contenus interactifs comme des nuages de mots, des visuels de data ou de big data mais également des infographies. L’événement digital est en live et en direct mais peut également intégrer des moments pré-enregistrés comme des interviews ou des interventions artistiques.

Organiser un événement digital aura un rayonnement différent et atteindra un public plus important grâce à sa diffusion sur diverses plateformes. C’est la raison pour laquelle votre contenu se doit d’être interactif et impactant. Dans ce cas, l’événement digital devient un média de communication et de marketing à part entière pour votre entreprise. 

Organiser un événement digital

Les animations des événements digitaux : une innovation 

Dans le monde du digital tout est possible, même un team building à distance ! En effet des animations numériques qui reposent sur internet et l’intelligence artificielle existent et sont idéales pour rassembler votre communauté autour d’une plateforme de jeu. Grâce à cette innovation vos collaborateurs gardent le lien social qu’ils soient à Paris, en France en Europe ou en Chine. Des team building comme les visio escape, ont vu le jour ces dernières années. 

Avant ou après tous ces événements connectées, un séminaire digital détox sera la solution pour recentrer vos participants sur les relations entre collègues.

Incentive Development a pris le tournant du numérique et s’engage à installer vos événements digitaux (conférence, salon, séminaire, etc) au sein de vos entreprises ou à distance à Paris comme partout en France. Nous accompagnons nos clients dans l’utilisation de la plateforme de streaming, dans la rédaction, la création et la gestion de vos contenus marketing. Nous mettons votre demande au coeur de notre stratégie, nous sommes à votre écoute et nous nous engageons à faire des événements digitaux une véritable réussite en proposant les outils et solutions adéquates. Faites nous part de vos idées, nous en ferons une réalité.

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