Lieux événementiels

Le choix du lieu pour organiser un événement est le choix le plus stratégique dans le process événementiel. En effet, la décision du lieu pour événement est selon notre expertise différent de l’ensemble des nombreux arbitrages nécessaires à l’organisation d’un événement d’entreprise. Vous trouverez dans cette page les explications détaillées qui font de ce choix la colonne vertébrale non seulement de l’événement mais plus encore de l’A.D.N donc du message de l’événement et par voie de conséquence de toutes les prestations qui viendront s’y agréger.

Les lieux événementiels sont nombreux et sont en constante évolution. En effet, nous voyons en permanence de nouveaux lieux ouvrir tandis que d’autre ferment ou sont modifiés, rénovés  ou encore rachetés et renouvelés par les grands acteurs du marché des lieux événementiels à Paris, en province ou partout en France. En veille permanente, une agence événementielle digne de ce nom se doit d’être avant tout experte dans la connaissance du marché des lieux pour événement. Nous vous détaillons également plus en amont les grands acteurs de l’événementiel que sont les groupes commerciaux qui gèrent une grosse partie du parc des lieux événementiels. 

Enfin, nous parlerons dans cette page de la typologie des lieux événementiels c’est à dire des grandes catégories de lieux pour événements. L’événementiel est un marché gigantesque, on parle de  8,2 milliards d’euros de dépenses des entreprises en communication événementielle. Séminaire, convention, conférence ou encore soirée d’entreprise, à chaque type d’événement correspond une typologie précise des lieux pour l’accueillir. 

Lieux événementiels

Choisir un lieu pour son événement : Le rôle d’une agence 

Quelle est le rôle d’une agence dans le choix d’un lieu pour événement ? Il est primordial. Il découle tout simplement des éléments expliqués ci-dessous. La diversité des lieux et l’importance du choix ne doit jamais être laissé au hasard. Non seulement, les coûts additionnels provoqués par un choix mal adaptés aux besoins de l’événement peuvent être très important. Mais également la cohérence du message et la réussite de l’événement  peut être remise en question par un lieu événementiel incohérent avec les caractéristiques de l’événement. ( Nombre de personnes, formats, équipement … )

Un choix stratégique

Les grands acteurs 

Location d’un lieu 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Quels sont les lieux événementiels et comment les choisir ?

lieux-evenementiel-un-choix

Lieu pour événement : Un choix stratégique

La décision de réunir vos collaborateurs à été arbitrée. Que ce soit en interne ou qu’une agence de communication événementielle soit choisie pour travailler à ce projet, la question du lieu va rapidement se poser. En fonction du type d’événement envisagé ( conférence, soirée de gala, salon, journée d’étude … ) correspondra une typologie de lieu de réception. Il faut pour y répondre au mieux, bien comprendre l’enjeu primordial que cette décision aura sur l’ensemble de l’événement.

En effet, posons nous la question suivante : le choix du lieu de l’événement est il comparable aux autre choix que vous aurez à arbitrer afin de valider votre événement ? La réponse est, vous l’aurez deviné : Non, non et encore NON. Et, la raison pour laquelle cet arbitrage se trouve être bien différent est très simple :  « Tous les autres choix en dépendent d’une manière ou d’une autre ». La restauration événementielle, la technique et la scénographie, le planning et l’organisation de l’événement, le budget de l’événement, les moyens, le choix des prestataires événementiels, la date de l’événement … 

En effet, certain lieux sont équipés et parviendront parfaitement à la réalisation d’un séminaire de travail ou d’une conférence, tandis que d’autre se louent vident et imposent parfois leurs prestataires. De la même manière vous trouverez un bon nombre de groupe commerciaux possédant leurs lieux événementiels qui imposent la restauration alors que d’autres acceptent un prestataire restauration libre mais en échange d’une redevance  et/ou d’un droit de bouchon. Certains lieux imposent une limitation sonore incompatible avec la possibilité d’y faire une soirée d’entreprise ou journée devant se finir par une soirée dansante. 

Bref, vous l’aurez compris le choix du lieu événementiel est le choix N°1 de tout événement. Seul un professionnel de l’événementiel pourra vous conseiller et mettre en cohérence le projet initial avec le lieu événementiel qui pourra être choisi en fonction, du type d’événement, des besoins techniques, audio visuel, du nombre de personnes, du format de l’événement, du nombre de participant … 

Les lieux événementiels : Les grands acteurs

Le marché de l’événementiel vous l’aurez compris est vaste et tout naturellement, l’univers des lieux événementiels l’est tout autant. Il faut pour bien comprendre cet univers, distinguer dans un premier temps deux types d’acteurs. 

Les acteurs dédiés : il s’agit des lieux événementiels qui sont dédiés uniquement à la réception d’événement. Il s’agit des salles de réception, des espaces de séminaires, de centre de congrès et de tout autre types d’espaces dédiés à la réception d’événement d’entreprise. 

Les acteurs polyvalents : il s’agit là d’espaces qui accueillent les événements d’entreprise mais qui ont une activité principale différente. On parle ici d’hôtels, de restaurants, de clubs, de parcs, de musées, d’espaces culturel, salles de spectacle … 

A l’intérieur de ce découpage on trouve encore deux grands interlocuteurs. En effet, les lieux événementiels qu’ils soient dédiés ou polyvalents sont en grande majorité gérés par des groupes commerciaux spécialisés ou des grandes chaines d’hôtellerie mais également par des indépendants qui gèrent une ou un nombre raisonnable d’espace de manière autonome et indépendant. 

A remarquer que les tendances décrites ci-dessus sont surtout valable pour les grandes agglomérations notamment Paris. Quand on sort des grandes villes la tendance s’équilibre entre les grands groupes et  les indépendants.

Location d’un lieu événementiel : privatisation ou semi-privatisation 

Les espaces événementiels comme nous l’avons expliqué plus en amont, peuvent être dédiés ou polyvalents. La privatisation peut également se faire de plusieurs manières. En effet, pour certains d’entre eux, les espaces pour événement proposent quand le nombre de participant n’est pas suffisant, de louer leurs espaces en semi privatisation. La semi privatisation consiste à louer une partie des espaces ou plus précisément de partager le lieu événementiel avec soit d’autre groupe corporate ou encore avec les particuliers qui fréquentent l’établissement. Ceci est bien souvent le cas pour les restaurants, les clubs et discothèques, les hôtels ou les lieux culturels.
Bien souvent une zone est réservée avec un accueil dédié ainsi que l’ensemble des commodités et installations nécessaires pour ne pas mélanger les groupes entre eux. 

Avantage de la semi-privatisation : 

  • Le budget de l’événement est souvent allégé par cette solution. C’est pour cela que certaine société ont opté pour cette solution de manière quasi systématique. 
  • Les petits groupes  qui ne peuvent pas remplir certain lieu, trouve ici la solution pour fédérer autour d’un événement leurs collaborateurs dans une zone réservée.

La typologie des lieux pour événements

Comme évoqués ci dessus, les lieux événementiels sont divers et variés. Bien que la grande majorité des lieux pour événement soient polyvalents et peuvent accueillir plusieurs types d’événements, nous pouvons néanmoins vous donner les grandes typologies de lieux événementiels sur la base de laquelle notre agence à organisée sa base de donnée de lieux. 

  • Lieu pour séminaire 
  • Lieu Atypique 
  • Lieu Culturel pour événement 
  • Péniche pour événement d’entreprise
  • Restaurant privatisable pour événement 
  • Rooftop pour organiser un événement
  • Salle de réception traditionnelle 
  • Salle événementielle avec extérieur 
  • Château pour séminaire
  • Golf 
  • Hôtel pour événement
  • Village loisir et parc
  • Centre de congrès
  • Cinéma, théâtre et salle de spectacle 
  • Cirque et chapiteaux 
  • Club et discothèque 
  • Salle grande capacité 

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