Lieux événementiels

Le choix des lieux événementiels 

L’événementiel est un marché gigantesque, il représente 8,2 milliards d’euros de dépenses des entreprises en communication événementielle. Séminaire, convention, conférence ou encore soirée d’entreprise, à chaque type d’événement correspond un type précis de salles pour l’accueillir.

Vous êtes à la recherche d’un lieu pour accueillir votre séminaire, votre conférence ou votre soirée ? Vous trouverez dans cette page des explications détaillées pour vous aiguiller dans votre location d’espace, et vous repérer dans l’offre des salles à Paris et en France.

L’offre des salles de réception en location est vaste, surtout à Paris. Au coeur même de Paris, certains arrondissements sont plus fournis que d’autres en salles pour évents. Le 8ème arrondissement en contient beaucoup alors qu’il n’y en a pas, ou peu, dans le 16ème arrondissement.

Les lieux événementiels sont en constante évolution. De nouveaux espaces ouvrent régulièrement tandis que d’autres ferment, sont rénovés ou rachetés par les grands acteurs du marché. En veille permanente, une agence événementielle se doit d’être avant tout experte dans la connaissance et la recherche de lieux atypiques pour vos events.

événement d'entreprise sur une péniche

Choisir un lieu pour son événement : Le rôle d’une agence 

Le rôle d’une agence est primordial dans la sélection du lieu de réception. Comme vu précédemment, le choix du lieu est point clé.
Et pour cause, les coûts additionnels provoqués par un choix mal adapté aux besoins de l’événement peuvent être très importants. Sans parler de la cohérence du message et la réussite de l’événement qui peuvent être remises en question par un espace de réception incohérent avec les caractéristiques de la manifestation : capacité, format, équipements…

Un choix stratégique

Les grands acteurs 

Location d’un lieu 

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…en deux clics

  • LOCALISATION

  • Hors Paris

  • Nombre de Pers. (±)

  • Prix par personne (±)

  • Extérieurs

  • Possibilité de soirée dansante

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Quels sont les lieux événementiels et comment les choisir ?

Choisir un lieu événementiel

Lieu pour événement : Un choix stratégique

Que vous gériez votre réception en interne ou que vous fassiez appel aux services d’une agence de communication événementielle pour travailler sur ce projet, la question du lieu va rapidement se poser. En fonction du type d’événement envisagé (conférence, soirée de gala, salon, journée d’étude…) vous devrez choisir un lieu adapté.

Certains lieux sont équipés en sonorisation et mise en lumière ainsi qu’en vidéo et parviendront parfaitement à la réalisation d’un séminaire d’affaires, d’une conférence ou d’une réunion. Cependant, certaines salles de séminaire, domaines ou châteaux se louent vident et imposent parfois leurs prestataires.
Egalement, un bon nombre de groupe commerciaux possédant leur parc de lieux événementiels. Certains imposent la restauration, d’autres acceptent un traiteur extérieur mais en échange d’une redevance et/ou d’un droit de bouchon.
Certaines salles imposent une limitation sonore incompatible avec la possibilité d’y faire une soirée d’entreprise ou une journée de réunion devant se finir par une soirée dansante.

Le conseil du chef de projet

Tous les prestataires dépendent de la salle trouvée : le traiteur événementiel, les prestations techniques, la scénographie, le planning et l’organisation, le budget, les animations, la date… C’est pourquoi, mieux vaut faire une sélection de plusieurs lieux qui vous paraissent appropriés. Contactez ensuite l’agence (ou les salles) qui vous ont fait les devis pour les visiter et vous rendre compte de la superficie, le charme et les atouts des différents espaces retenus.

Par ailleurs, il se peut que vous organisiez un séminaire résidentiel et que vous soyez à la recherche de chambres pour vos invités. Le choix se complexifie alors car bien souvent le domaine peut accueillir un certain nombre d’invités pour la soirée ou la journée de réunion mais ne dispose pas d’assez de chambres pour tout le monde. C’est souvent le cas si vous louez un château. S’il n’existe pas de dépendance, il est probable qu’il n’y ait pas assez de chambres pour tout le monde, le château n’ayant pas été conçu pour de l’événementiel d’entreprise.
En revanche, si vous faites le choix d’un hôtel il y a fort à parier pour que vous ayez des chambres pour tout le monde. En revanche les espaces ont souvent moins de charme.

Bref, vous l’aurez compris le choix du lieu événementiel est le choix stratégique de tout événement et sa recherche peut s’avérer laborieuse. Seul un professionnel de l’événementiel pourra vous conseiller et mettre en cohérence le projet initial avec le lieu qui pourra être choisi en fonction du format, des besoins techniques, audiovisuels, du nombre de participants…

Les lieux événementiels : Les grands acteurs

Quels sont les grands acteurs de location des salles de séminaires et autres ? Le marché de l’événementiel est vaste et tout naturellement, l’univers des lieux événementiels l’est tout autant. Il faut, pour bien comprendre cet univers, distinguer dans un premier temps deux types d’acteurs.

Les acteurs dédiés : il s’agit des lieux événementiels qui sont dédiés uniquement à la réception d’événement. Vous y trouverez donc les salles de réception, des salles de séminaires, des centre de congrès et de tout autre types de salles dédiées à des réceptions.

Les acteurs polyvalents : il s’agit là de salles qui accueillent les événements d’entreprise mais qui ont une activité principale différente. On parle ici d’hôtels, de restaurants, de clubs, de parcs, de musées, d’espaces culturels, de salles de spectacle, de domaines, de châteaux…

Les lieux événementiels, qu’ils soient dédiés ou polyvalents, sont en grande majorité gérés par des groupes commerciaux spécialisés ou des grandes chaines d’hôtellerie. Mais vous trouverez également des espaces en location pour des événements gérés par des indépendants qui s’occupe d’une ou d’un nombre raisonnable d’espace de manière autonome et indépendante.

A remarquer que les tendances décrites ci-dessus sont surtout valables pour les grandes agglomérations en France, notamment Paris, Lyon ou Bordeaux. Quand on sort des grandes villes la tendance s’équilibre entre les grands groupes et les indépendants.

Coupole du printemps pour événement
Lieu événementiel à privatiser

Location d’un lieu événementiel : privatisation ou semi-privatisation 

La location peut également se faire de plusieurs manières. En effet, certains espaces pour événements proposent, quand le nombre de participant n’est pas suffisant, de louer un espace en semi privatisation. Celle-ci consiste à louer une partie des espaces ou de partager le lieu événementiel avec d’autres groupes corporate ou bien avec le public habituel de l’établissement. Ceci est bien souvent le cas pour les restaurants, les clubs et discothèques, les hôtels ou les lieux culturels.
En général, une zone est réservée avec un accueil et un service dédié ainsi que l’ensemble des services et installations nécessaires pour ne pas mélanger les groupes entre eux.

Les avantages de la semi-privatisation :

  • Le budget de l’événement est souvent allégé par cette solution. C’est pour cela que certaines sociétés ont opté pour cette solution de manière quasi systématique.
  • Les petits groupes qui ne peuvent pas remplir certains lieux, trouvent ici la solution pour fédérer autour d’un événement leurs collaborateurs dans une zone réservée.

La typologie des lieux pour événements

Les lieux événementiels sont divers et variés. La grande majorité des lieux pour événement sont polyvalents et peuvent accueillir plusieurs types d’événements. Voici les différents types de lieux événementiels à Paris et en France.

  • Salles séminaire 
  • Lieux Atypique 
  • Péniche pour événement d’entreprise
  • Parc pour événement
  • Restaurant privatisable pour événement 
  • Rooftop pour organiser un événement
  • Salle de réception traditionnelle 
  • Salle événementielle avec extérieur 
  • Château pour séminaire
  • Golf 
  • Hôtel pour événement
  • Lieu Culturel pour événement 
  • Village loisir et parc
  • Centre de congrès
  • Cinéma, théâtre et salle de spectacle 
  • Cirque et chapiteaux 
  • Club et discothèque 
  • Salle grande capacité 

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