Organiser un événement hybride

3 minutes pour comprendre

L’événementiel ces dernières années prend un tournant numérique. De nouveaux formats et de nouvelles alternatives naissent pour parer les annulations d’événement et offrir de nouvelles expériences aux participants et aux organisateurs. L’événement dit hybride ou phygital réinvente le concept classique de l’événement. 

Ce rendez-vous à la fois virtuel et physique vous apporte de nombreux avantages pour le suivi des événements de votre entreprise. Mais également pour votre communication et votre marketing. Dans ce billet de blog nous tenterons de vous expliquer les tenants et les aboutissants de l’événement hybride.

Un événement hybride qu’est ce que c’est ? 

Un événement hybride est un événement à la fois virtuel et physique. En effet, votre événement se déroule à la fois dans un lieu précis mais également de manière numérique, c’est-à-dire en ligne. De ce fait, vous pouvez avoir des participants physiquement dans l’espace de votre événement mais d’autres qui sont derrière leurs écrans. Un événement hybride, c’est une rencontre physique mais également une expérience digitale. 

Qu'est ce qu'un événement hybride

L’événement hybride vous apporte donc une audience en ligne, dans le monde entier. Grâce à ces événements sur le web vous pouvez atteindre un public auquel vous n’aurez jamais pensé. Vous pourrez ainsi battre un record d’affluence. Le type d’événement hybride est multiple, cela peut être un salon virtuel, une conférence ou un congrès ouvert à tous, un séminaire pour vos collaborateurs ou encore un lancement de produit ou la présentation d’un nouveau service. 

L’événement hybride : un plus pour votre marketing et communication

L’événement digital vous permet d’obtenir une plus grande audience, vous n’êtes pas restreint par la limite physique et géographique. En d’autres termes, n’importe qui dans le monde peut participer à votre événement, de Paris à Lyon en passant par les États Unis ou encore le Japon. Votre nombre de participants sera illimité, donc votre nombre de clients potentiels ou de prospects sera multiplié. Avec un événement hybride vos intervenants, pourront être dans le monde entierGrâce à un événement hybride, vos participants peuvent accéder à votre événement sur différents supports possédants une connexion internet, portable, ordinateur, tablette, etc.  Le web ouvre de nouvelles opportunités aux entreprises qui misent dessus.

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Une expérience événementielle inédite

Les participants à votre événement où qu’ils soient, en ligne ou physiquement présents, vivent une expérience inédite. En effet, les deux audiences sont reliées au sein de l’expérience événementielle. Ils peuvent tous interagir avec l’événement mais à des différents niveaux. Les participants en ligne, réagissent via la plateforme mise en place à cet effet. Cependant pour éviter des questions hors sujet, un modérateur pourra filtrer les questions. 

Pour que l’expérience soit agréable, le contenu de l’événement doit être créatif, engageant pour ne pas perdre votre public mais également innovant. Il est plus facile de perdre l’attention de votre audience en ligne. Il faudra donc miser sur des contenus interactifs, des images, des vidéos etc. pour susciter l’émotion. Faire en sorte de capter mais surtout garder l’attention des participants. 

L’événement en ligne, les outils

Pour un événement hybride de qualité, il faut miser sur un matériel de qualité. Pour donner de la crédibilité à votre événement toute la partie que nous appellerons “technique” doit être parfaite. Le son, la lumière, la vidéo, etc. tous les réglages doivent être faits par des professionnels de la prestation technique. En tant qu’agence événementielle et prestataire technique, nous avons les compétences pour organiser un événement hybride. 

Nous mettrons à votre disposition un matériel adéquat pour votre événement et nous nous engageons à assurer toute la prestation technique et la maintenance en ligne. Chaque outil sera choisi en fonction des besoins de votre entreprise. Notre équipe, se chargera de votre événement de A à Z, de la création en passant par l’organisation et le suivi des KPI et la gestion des replays.

Les événements hybrides comment maintenir l’attention de votre public 

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Il est compliqué de garder l’attention des participants aux événements et encore plus quand ces derniers sont virtuels. En effet, le public aura tendance à se balader sur les réseaux sociaux ou autres au lieu d’être pleinement attentif à votre intervention. Il faut donc trouver des solutions et des idées pour capter votre public. Pour cela vous devez varier les contenus, entre vidéos, infographies, audios. 

Vous trouverez facilement sur internet, des contenus variés comme des illustrations en open source pour clarifier des propos ou rendre votre présentation dynamique. Vous donnerez à votre événement en live un autre aspect. Ainsi votre public sur le web restera attentif. Il faut également opter pour des formats courts, rythmer les intervenants et interventions, etc. Des petites animations sont aussi importantes comme des nuages de mots auxquels participent le public en ligne et en physique. 

Petits éléments d’une importance capitale

Les évents en ligne (congrès, conférences, etc) s’adressent à des professionnels du monde entier. Il faut donc penser à une traduction en live sur le web pour ceux qui ne parlent pas la langue dans laquelle les intervenants s’expriment. Il faut donc ajouter à la plateforme choisie des outils de traductions en live. 

Une équipe de traduction se chargera de la traduction des interventions. Ici c’est l’expérience utilisateur qui est en jeu. Si les participants ressortent de votre évent avec un sentiment positif votre retour sur investissement ne sera que meilleur. 

Pour la réussite de votre événement hybride il y a un élément qu’il ne faut pas négliger : la connexion internet. Elle doit être à haut débit pour éviter les coupures avec le public qui se trouvent sur le web. Tout doit être fluide. Presque tous les événements peuvent être hybrides, les salons virtuels vos participants se déplacent entre les exposants virtuellement, les team building comme l’escape game en ligne, les séminaires.

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Organiser un événement hybride ou phygital ne remplacera jamais un événement physique. C’est un atout à mettre en place pour éviter l’annulation d’un événement ou encore éviter de faire le même event dans différentes villes. C’est donc un atout non négligeable pour votre communication et votre marketing. Le digital est là pour vous aider dans l’organisation événementielle, peu importe le type d’événement séminaire, conférence, congrès, salon. Notre agence s’occupe des évents digitaux et hybrides de tous nos clients. De Paris à Lyon et dans toute la France, nous vous aidons dans l’organisation de vos évents en ligne. Pour vos événements physiques n’hésitez pas à y ajouter une soirée d’entreprise, pour remercier les participants, avec une animation comme un photobooth ou autres. Grâce à un événement en ligne vous battrez votre record de participants, avec à un public connecté du monde entier. 


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