location de lieux événementiels

L’événementiel est un marché gigantesque, il représente 8,2 milliards d’euros de dépenses des entreprises en communication événementielle. Séminaire, convention, conférence, soirée d’entreprise, ou encore lancement de produit à chaque type d’événement correspond un type précis de salles pour l’accueillir. 

Vous êtes à la recherche d’un lieu pour accueillir votre séminaire, votre conférence, votre soirée ou encore votre lancement produit ? Vous trouverez dans ce billet de blog des explications détaillées pour vous aider dans la location de lieux événementiels, et vous repérer dans l’offre des salles à Paris à Lyon ou encore Saint Etienne et partout en France.

L’offre de location de lieux événementiels est vaste surtout à Paris. Au coeur même de Paris, certains arrondissements sont plus fournis que d’autres en salles pour évents. Le 8ème arrondissement en contient beaucoup alors qu’il n’y en a peu, dans le 16ème arrondissement.

Les lieux événementiels sont en constante évolution. De nouveaux espaces ouvrent régulièrement tandis que d’autres ferment, sont rénovés ou rachetés par les grands acteurs du marché. Certains sont transformés en lieu atypique ou éphémère. En veille permanente, les agences événementielles se doivent d’être avant tout experte dans la connaissance et la recherche de lieux atypiques pour vos events.

La location de lieux événementiels : Le rôle d’une agence événementielle

Le rôle d’une agence événementielle est primordial dans la sélection du lieu de réception. Comme vu précédemment, le choix du lieu est point-clé. 

Et pour cause, les coûts additionnels provoqués par un choix mal adapté aux besoins de l’événement peuvent être très importants. Sans parler de la cohérence du message et la réussite de l’événement qui peuvent être remises en question par un espace de réception incohérent avec les caractéristiques de la manifestation : capacité, format (réunion, soirée, after work, cocktail, séminaire, lancement de produit, etc.), équipements (sonorisation, lumière etc.). Cependant les lieux événementiels font tout leur possible pour satisfaire les clients.

Lieux événementiels

Quels sont les lieux événementiels et comment les choisir ?

Lieu pour événement : Un choix stratégique

Que vous gériez votre réception en interne ou que vous fassiez appel aux services d’une agence de communication événementielle pour travailler sur ce projet, la question du lieu va rapidement se poser. En fonction du type d’événement envisagé (conférence, soirée de gala, salon, journée d’étude, réunion, cocktail, lancement de produit etc.) vous devrez choisir un lieu adapté.

Certains lieux sont équipés en sonorisation et mise en lumière ainsi qu’en vidéo et parviendront parfaitement à la réalisation d’un séminaire d’affaires, d’une conférence ou d’une réunion. Cependant, certaines salles de séminaire, domaines ou châteaux se louent vident et imposent parfois leurs prestataires. Il faut noter que le prix varie en fonction des produits proposés par le lieu.

lieu pour événement un choix stratégique

Également, un bon nombre de groupes commerciaux possèdent leur parc de lieux événementiels. Certains imposent pour le repas la restauration, d’autres acceptent un traiteur extérieur mais en échange d’une redevance et/ou d’un droit de bouchon. Certaines salles imposent une limitation sonore incompatible avec la possibilité d’y faire une soirée d’entreprise ou une journée de réunion devant se finir par une soirée dansante.

Le conseil du chef de projet

Tous les prestataires dépendent de la salle trouvée : le traiteur événementiel, les prestations techniques, la scénographie, le planning, l’organisation, le budget, les animations, la date… C’est pourquoi, mieux vaut faire une sélection de plusieurs lieux qui vous paraissent appropriés. Contactez ensuite l’agence (ou les salles) qui vous ont fait les devis pour les visiter et vous rendre compte de la superficie, le charme et les atouts des différents espaces retenus. L’équipe du lieu ou de l’agence sera à votre écoute afin de vous proposer la meilleure solution.

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Par ailleurs, il se peut que vous organisez un séminaire résidentiel et que vous soyez à la recherche de chambres pour vos invités. Le choix se complexifie alors car bien souvent le domaine peut accueillir un certain nombre d’invités pour la soirée ou la journée de réunion mais ne dispose pas d’assez de chambres pour tout le monde. C’est souvent le cas si vous louez un château. S’il n’existe pas de dépendance, il est probable qu’il n’y ait pas assez de chambres pour tout le monde, le château n’ayant pas été conçu pour de l’événementiel d’entreprise.

En revanche, si vous faites le choix d’un hôtel il y a fort à parier pour que vous ayez des chambres pour tout le monde. En revanche les espaces ont souvent moins de charme. Bref, vous l’aurez compris le choix du lieu événementiel est le choix stratégique de tout événement et sa recherche peut s’avérer laborieuse. Seul un professionnel de l’événementiel pourra vous conseiller et mettre en cohérence le projet initial avec le lieu qui pourra être choisi en fonction du format, des besoins techniques, audiovisuels, du nombre de participants…

La location de lieux événementiels : Les grands acteurs

Quels sont les grands acteurs de location des salles de séminaires et autres ? Le marché de l’événementiel est vaste et tout naturellement, l’univers des lieux événementiels l’est tout autant. Il faut, pour bien comprendre cet univers, distinguer dans un premier temps deux types d’acteurs.

la location de lieux événementiels les grands acteurs

Les acteurs dédiés : il s’agit des lieux événementiels qui sont dédiés uniquement à la réception d’événement. Vous y trouverez donc les salles de réception, des salles de séminaires, des centres de congrès et de tous autres types de salles dédiées à des réceptions.

Les acteurs polyvalents : il s’agit là de salles qui accueillent les événements d’entreprise mais qui ont une activité principale différente. On parle ici d’hôtels, de restaurants, de clubs, de parcs, de musées, d’espaces culturels, de salles de spectacles, de domaines, de châteaux…

Les lieux événementiels, qu’ils soient dédiés ou polyvalents, sont en grande majorité gérés par des groupes commerciaux spécialisés ou des grandes chaînes d’hôtellerie. Mais vous trouverez également des espaces en location pour des évents gérés par des indépendants qui s’occupent d’une ou d’un nombre raisonnable d’espace de manière autonome et indépendante. (Loft, appartement, villa, maison dédiée à l’événementiel d’entreprise). À remarquer que les tendances décrites ci-dessus sont surtout valables pour les grandes agglomérations en France, notamment Paris, Lyon ou Saint Etienne. Quand on sort des grandes villes la tendance s’équilibre entre les grands groupes et les indépendants.

Location d’un lieu événementiel : privatisation ou semi-privatisation 

La location peut également se faire de plusieurs manières. En effet, certains espaces pour événements proposent, quand le nombre de participant n’est pas suffisant, une location d’un lieu événementiel en semi privatisation. Celle-ci consiste à louer une partie des espaces ou de partager le lieu événementiel avec d’autres groupes corporate ou bien avec le public habituel de l’établissement. Ceci est bien souvent le cas pour les restaurants, les clubs et discothèques, les hôtels ou les lieux culturels.

En général, une zone est réservée avec un accueil et un service dédié ainsi que l’ensemble des services et installations nécessaires pour ne pas mélanger les groupes entre eux. Les avantages de la semi-privatisation :

Le budget de l’événement est souvent allégé par cette solution. C’est pour cela que certaines sociétés ont opté pour cette solution de manière quasi systématique. 

Les petits groupes qui ne peuvent pas remplir certains lieux, trouvent ici la solution pour fédérer autour d’un événement leurs collaborateurs dans une zone réservée.

Location de lieux événementiels privatiser un espace éphémère à l'Hippodrome de paris

La typologie des lieux pour événements

Les lieux événementiels sont divers et variés, ils peuvent également être atypiques et éphémères. La grande majorité des lieux pour événement sont polyvalents et peuvent accueillir plusieurs types d’événements. Voici les différents types de lieux événementiels à Paris et en France.

  • Salles séminaire 
  • Lieu Atypique / éphémère
  • Péniche pour événement d’entreprise
  • Parc pour événement
  • Restaurant privatisable pour événement 
  • Rooftop pour organiser un événement
  • Salle de réception traditionnelle 
  • Salle événementielle avec extérieur 
  • Château pour séminaire
  • Golf 
  • Hôtel pour événement
  • Lieu culturel pour événement (musée)
  • Village loisir et parc
  • Centre de congrès
  • Cinéma, théâtre et salle de spectacle 
  • Cirque et chapiteau
  • Club et discothèque 
  • Salle grande capacité 
  • Loft / maison / villa

Le plus Incentive Development

Nous sommes à la fois agence événementielle et prestataire technique location de lieux événementiels n’a pas de secret pour nous. Grâce à l’internalisation de certains processus, nous vous garantissons des prix réduits sur la partie technique de votre événement (séminaire, soirée d’entreprise, cocktail, réunion). Notre stock de matériel nous permet de répondre à toutes les prestations événementielles.  En tant que professionnels de l’événementiel nous vous organisons un événement sur mesure en fonction du type et des contraintes du lieu que vous aurez choisi. Nous travaillons avec plusieurs prestataires comme le traiteur, qui nous permettent d’obtenir des prix réduits et négociés exclusivement pour nous. Notre équipe possède un savoir faire unique qui allie à la fois l’événementiel et la prestation technique, ce qui est un plus pour nos clients. Nous les guidons dans tout le processus d’organisation de leurs événements quel qu’il soit. De Paris à Lyon en passant par Saint Etienne et à l’étranger nous prenons à coeur de vous organiser des évents sur mesure. 

Votre événement sur le mesure dans le lieu de votre choix

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