Evénement hybride, la tendance 2021
La plupart des entreprises recourent aujourd’hui à un format événementiel lié au digital pour rester dans l’air du temps. En effet, l’organisation d’un événement hybride devient indispensable pour mettre en place une stratégie de marketing et de communication efficiente.
Un événement hybride ou phygital consiste à mélanger de façon cohérente l’événement physique et l’événement digital grâce à la technologie avancée de visioconférence. Ce système novateur permet à vos membres présents dans une salle d’interagir en temps réel avec vos participants à distance ou votre public en ligne. Quelle que soit la nature de vos événements, le format hybride vous aide à augmenter leur visibilité et à vous adapter au protocole sanitaire.
Déconfinement progressif de l’événementiel : choisir l’hybride
Malgré l’assouplissement des mesures sanitaires, l’organisation d’un événement 100% physique reste encore délicate. Pourtant, une alternative avantageuse existe en mixant le format présentiel avec le virtuel après une année d’isolement sanitaire. Mettre en œuvre un événement phygital s’avère être une stratégie gagnante pour satisfaire tant vos intervenants que votre public cible ou votre équipe en ligne.
Connectés à distance ou présents physiquement dans le lieu d’événement, les participants de l’événement hybride accèderont au même contenu et à la même animation que votre entreprise.
La captation vidéo de votre événement présentiel
Le format hybride peut s’appliquer pratiquement à toutes les typologies d’événements physiques: congrès, réunion, séminaire, salon, team building etc. Ce modèle événementiel repose sur une captation vidéo depuis votre lieu d’événement pour ensuite autoriser la connexion et l’interaction des participants virtuels. La captation vidéo sert donc à filmer des scènes intéressantes de vos événements hybrides pour qu’elles soient ensuite retransmises en live ou en différé.
Selon la nature de votre évent et le type de votre public, vous avez la possibilité de le diffuser sur un site web spécialisé ou sur les réseaux sociaux. Un outil à part entière d’un événement phygital, la captation vidéo contribue ainsi à vous créer une expérience événementielle interactive.
Comment organiser son événement hybride
L’organisation des événements hybrides mérite une attention particulière du fait de leur principe combinant présence physique et contact virtuel. Son système doit garantir une mise en œuvre technique cohérente pour permettre une interaction optimale entre les intervenants et les participants. De ce fait, votre entreprise doit adopter une stratégie bien pensée visant à combler les attentes particulières de vos collaborateurs ou vos clients.
Faire appel à une agence événementielle digitale
Pour simplifier le processus d’organisation de votre événement, faîtes appel à une agence experte dans la digitalisation qui sera en mesure de vous offrir une prestation clé en main. En vous mettant en contact avec un établissement spécialisé, vous bénéficierez non seulement des conseils pertinents, mais également des outils performants pour réaliser vos événements.
Du côté technique, le mélange du digital-physique nécessite la mise en place d’un système d’interaction mutuelle et optimale pour mettre en connexion vos participants en ligne avec votre équipe qui y assiste en présentiel. Pour garantir ce mécanisme de communication, la réalisation de ce travail mérite ainsi d’être confiée entre les mains des professionnels qualifiés. Une agence professionnelle peut contribuer aussi à faire de votre évent un puissant levier pour valoriser l’image de marque de votre entreprise.
Vous souhaitez organiser une réunion, une conférence, un team building, un salon, un congrès ou d’autres événements hybrides ? L’agence Incentive Development peut vous accompagner de la conception à la réalisation de votre évent. Notre agence digitale installée à Paris s’enrichit au quotidien de nouvelles idées interactives et de concepts novateurs dans le but de satisfaire au mieux notre clientèle. La diffusion en direct sur une plateforme dédiée ou en streaming live sur les réseaux sociaux fait également partie de nos prestations.
Mis à part l’habillage graphique, la réalité virtuelle et l’émission en plateau TV, nous vous proposons des studios équipés pour la captation vidéo de votre évent. Que ce soit dans vos locaux, en studio ou dans un lieu particulier, une captation vidéo assurée par des professionnels sera un moyen idéal pour enrichir et optimiser votre contenu événementiel.
événement hybride … dit communication hybride !
Pour parvenir à ses objectifs de communication, la réalisation d’un événement phygital demande une certaine harmonie dans les détails techniques et décoratifs. Il est fondamental de soigner la présentation visuelle de vos évents non seulement pour motiver votre équipe présent dans la salle, mais également pour toucher le maximum de public. Au travers d’un design bien travaillé, il vous sera facile de susciter l’engagement de vos clients avant, pendant et après l’événement. En d’autres termes, votre support graphique doit inciter à l’inscription à l’événement, à la participation au jour J et à l’action post-événement.
Afin d’attirer l’attention de vos participants et conquérir votre audience cible, vous devrez miser sur un support visuel efficace comme l’habillage graphique. Cet outil propose de riches fonctionnalités de virtualisation dans l’optique d’offrir à votre public un événement hybride proche d’une émission télévisée. De ce fait, l’habillage graphique événementiel vous donne la possibilité d’incruster un générique de début, des boucles d’attentes, des sous-titrages automatiques, ainsi qu’une variété d’infos décor et de fonds animés. Le but est de rendre votre communication visuelle plus attrayante à travers un contenu innovant, une animation interactive et surtout un décor unique.
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Internet, la clé du succès de tout événement hybride
La réussite d’un événement hybride repose sur une communication axée sur des réseaux internet rapides. Pour garantir une meilleure interaction entre vos membres présents en personne et vos participants à distance, vous devrez mettre en place une connexion très haut débit. Ce système permet au public d’accéder immédiatement aux programmes et d’interagir de manière spontanée avec vos intervenants. Un débit puissant vous donne également la possibilité de contrôler les flux vidéo et d’assurer la qualité de diffusion de votre évent.
Bien choisir son lieu de réception
Dans le cadre d’un événement hybride, la rencontre physique reste l’élément majeur de ce format événementiel. À cet effet, il est essentiel de choisir avec soin le lieu où se déroule la partie en présentiel de l’événement. Vous devrez donc garder en tête que le choix d’un bon endroit figure parmi les éléments stratégiques de votre évent.
Pour offrir une meilleure expérience événementielle à vos participants, il faut que la décoration intérieure et le fond de scène de votre évent créent une relation équilibrée entre fonctionnalité et esthétique. Misant sur des décors modernes et exceptionnels, vous aurez la chance de véhiculer une image positive pour votre entreprise via ce rendez-vous à la fois virtuel et physique.
Menant une expérience à la fois physique et virtuelle, vous devrez offrir un cadre technique digne de tout événement en présentiel. Ainsi, le lieu choisi pour votre évent devra être équipé du matériel nécessaire à son bon déroulement: sonorisation, lumière et scène à la pointe de la modernité.
Organiser un repérage
Pour mettre en place une organisation efficace, il est capital de procéder au repérage de votre espace événementiel. Vous devrez dans un premier temps vérifier la capacité d’accueil réelle et légale de la salle où se tiendra votre événement hybride. L’objectif est de pouvoir adapter la disposition des tables aux conditions sanitaires ainsi que de s’assurer que sa superficie soit proportionnelle au nombre de participants réunis en présentiel. Il faut également y prévoir un espace suffisant pour le parking de vos invités tout en vérifiant que la zone est facilement accessible en transports en commun.
événement hybride : vers un format d’événement malin ?
L’orientation vers le format phigital servira non seulement à séduire une audience large, mais surtout à bénéficier d’une solution plus économique. Dans tous les cas, les entreprises peuvent assurément maitriser le budget pour leurs événements à la fois présentiel et distanciel.
Maîtrise du rapport qualité/prix ….
Malgré son aspect hautement technique, la réalisation d’un événement hybride peut s’effectuer via des outils et des moyens raisonnables. Si vous prévoyez de consacrer un budget conséquent à un événement physique, pensez aux sommes allouées pour le transport, la location de salle, la restauration et l’hébergement des tous vos participants. Pourtant avec un événement hybride, vous pourrez réduire au minimum le nombre de personnes à inviter en présentiel. L’enveloppe globale pour votre événement se trouvera ainsi comparativement réduite.
… pour un événement hors normes
L’alliance du format virtuel au présentiel se donne pour objectif de maximiser la valeur de vos évents professionnels. Grâce à sa capacité d’interaction à l’échelle internationale, le mix digital-physique est la promesse d’une audience plus large, et ce, sans exiger le déplacement des participants.
A paris, en France ou dans le reste du monde, vos participants pourront suivre votre événement dans le respect des règles sanitaires. L’organisation d’un événement hybride offre ainsi l’avantage de donner plus de visibilité à vos événements et de mesurer son efficacité via la technologie digitale.
