Evénement digital : Une nouvelle façon de communiquer

régie vidéo événement digital

Après la période mouvementée où la crise sanitaire de cette année et de l’année dernière était à son comble, tout le monde réalise que le digital offre une nouvelle perspective plus large et à long terme. L’impact négatif de la pandémie sur le secteur de l’événementiel restait alors encore limité grâce à la mise en place d’un système technologique maniéré et innovant.

 

La crise sanitaire et les restrictions qui en découlent ont conduit à la conception de l’événement  digital. Bien que la période de confinement soit achevée, la digitalisation d’un événement ne restait pas une simple mesure pour remédier à tout risque d’annulation et de report des événements physiques durant l’année dernière.

Cette nouvelle façon de communiquer que l’événement digital représente vous offre une méthode idéale pour mesurer la performance et les retombées de votre événement. Avec l’explosion actuelle de l’événement en plateau TV en France, la digitalisation d’un événement ressemble plus à une  contrainte pour les marques qu’à une alternative aux événements en présentiel.

 

Ce  format d’événement maniéré a fait ressortir l’importance du rôle que joue la technologie dans la communication, dans le fonctionnement des entreprises et dans l’échange d’informations.

Les professionnels des agences du secteur ont considéré la mise en place de cette nouvelle technique de communication comme un facteur d’innovation et une opportunité de progrès. C’est l’impact de la pandémie sur le monde événementiel qui les ont permis de réviser le système de gestion et d’organisation des événements d’entreprise.

L’événementiel digital : un grand nombre d’avantages

Après une année d’essor considérable en France et partout dans le monde, le virage digital et les services y afférents ont apporté une grande modification par rapport à la visibilité d’une société ou d’une marque. L’événementiel digital constitue des moyens professionnels pour rassembler le maximum public qu’il s’agisse de vos collaborateurs français ou vos clients internationaux, sans exiger leur déplacement.

De par sa fonction sécurisée, ce format d’événement vous offre également la possibilité de réunir à distance un nombre restreint d’invités au moyen d’une plateforme web dédiée ou les réseaux sociaux.  Sur ce, chaque utilisateur n’a besoin que d’un login code pour accéder à votre évent, à chaque information partagée, ainsi qu’au contenu et au document confidentiel qui y sont rattachés. En termes d’organisation, un événement digital représente un rapport coût-efficacité avantageux.

Certes, la mise à disposition des événements d’entreprise numériques a laissé place à des services pratiques et moins coûteux pour la marque, pour les entreprises et pour le public. Cette modification qui fait suite à une gestion harmonieuse entre le digital et l’approche événementielle représente le fruit du travail des agences digitales et des professionnels de l’événementiel.

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Des budgets moins conséquents

Les conférences, les séminaires, les salons et divers événements d’entreprises se sont réinventés avec le digital pour pouvoir toucher une plus vaste audience, et ce, sans nécessité de déplacement. Cette nouvelle pratique apporte un effet bénéfique tant pour les entreprises organisatrices que pour leurs participants. Les frais de déplacement, l’hébergement, la restauration, l’aménagement du lieu et la logistique ne s’inscrivent donc pas dans les budgets prévus pour ce type d’événement.

 

Organiser un événement digital interactif et réussi ne demande pas forcément un investissement  important. Chaque entreprise a la possibilité de réunir à distance ses équipes, ses partenaires d’affaires ou ses clients sans dépenser des milliards ni des millions. Un événement d’entreprise qui prend par exemple la forme d’une émission en plateau TV ne requiert qu’une somme allouée pour une prestation complète allant de la conception à la réalisation en studio et la diffusion de l’évent.

événement plateau tv

Facilité de mise en œuvre pour les intervenants

Contrairement aux événements physiques, les événements digitaux n’impliquent pas la mise en place d’un éventail de services d’organisation. Afin de s’assurer de la bonne marche d’un événement digital, vos intervenants n’ont pas besoin d’un grand investissement temporel pour pouvoir contribuer à la gestion d’animation, de partages d’idées et d’informations.

Outre leur rôle principal, il faut simplement que vos intervenants se sentent à l’aise avec la manipulation de l’outil de management de l’événement. Ici, les entreprises organisatrices n’ont pas besoin de trouver différents types d’intervenants en événementiel. Il suffit de prévoir des contenus vidéo préenregistrés, des animations interactives et tout autre document numérique susceptibles d’avoir un impact direct au sein de vos collaborateurs ou de vos clients qui y participent en ligne.

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    Simple et efficace pour le public

    Le système de diffusion d’un évent digital est conçu de manière à rendre faciles sa mise en marche, son interactivité et son système de partage d’information. A cet effet, les agences digitales développent et proposent un outil d’événement facile d’utilisation qui offre un gain de temps considérable pour le public. Les professionnels du secteur misent d’ailleurs sur des technologies adaptées en fonction du besoin de l’entreprise et de chaque utilisateur. Les participants peuvent de ce fait poursuivre l’intégralité de l’événement  où qu’ils soient dans le monde.

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    Le replay, pour un événement inscrit dans le temps

    Conçus pour durer, les événements d’entreprise virtuels se rentabilisent dans le temps. Un des grands avantages qu’offre le digital est le replay qui prend le dessus sur les évolutions des techniques événementielles. Le replay offre aux participants absents durant l’émission de l’événement une nouvelle opportunité de le revoir en totalité à l’heure qui leur convient.

    La mise en place de cette fonction permet à vos clients ou vos collaborateurs inscrits à l’évent d’accéder durant une certaine période au contenu visuel, à tout document et à toute information qui y sont connexes. Pour cela, certains points comme la gestion des outils spécifiques à l’évent jouent un rôle majeur dans la mise en marche du replay.

    Un nouveau support de communication

    L’explosion importante du digital depuis le début de la pandémie et durant la période de confinement a permis de démontrer que ce format événementiel tient un rôle clé dans la communication d’entreprise. Les professionnels du secteur constatent que nombreux de leurs clients au studio demandent un montage de quelques temps forts de leur événement pour ensuite s’en servir à d’autres supports ou à des posts sur les réseaux sociaux.

    La mise en œuvre et l’investissement pour différents supports d’informations ne présente aucun risque pour les entreprises organisatrices par rapport à l’impact à long terme du message sur le public. Votre société pourra donc choisir de présenter les informations importantes de votre évent de manière différente ou dans d’autres services numériques. Les professionnels de l’événementiel ont pu en déduire que la digitalisation d’un événement ne reste pas une simple méthode pour appliquer les restrictions imposées durant la crise sanitaire de l’année dernière.

    Incentive Development - agence événementielle digitale

    Le digital occupe aujourd’hui un rôle de plus en plus efficace dans le monde des affaires. A cet égard, les professionnels de l’événementiel misent sur des éléments interactifs en rapport avec le système de diffusion de données et d’information. L’émission des événements d’entreprise sur le web et les réseaux sociaux offre ainsi une nouvelle manière de véhiculer d’importants messages pour le public ciblé, qu’il s’agisse de vos clients ou de vos collaborateurs français et étrangers.

    Faire appel à des agences spécialisées indiquera à votre société la marche à suivre pour réaliser des événements professionnels fructueux. Quelle que soit la typologie de vos événements à distance : conférence, séminaire, convention ou salon virtuel, notre agence événementielle pourra vous accompagner dans le regroupement en ligne de vos partenaires d’affaires en France et n’importe où dans le monde. Tout se déroulera en fonction des attentes de votre société et du public visé.

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