Organiser un événement : Les conseils d’agence pro

La réussite d’un événement est jamais le fruit du hasard ou encore moins de la chance. Nous allons dans cet article lister et détailler les outils et les étapes indispensables à la réussite de tous les événements, qu’il s’agisse de n’importe quel événement. (conférence, séminaire, soirée d’entreprise, lancement de produit etc… )

1 – Budget d’un événement

Combien coute un événement ? Voila la question à 1 000 0000 €. Avant de vous lancer dans la recherche de lieux ou encore d’imaginer un concept événementiel, posez vous d’abord la question de l’enveloppe budgétaire que vous pensez pouvoir débloquer sur votre projet événementiel. Chez Incentive Development, nous avons l’habitude de fixer une fourchette basse puis une fourchette haute afin de définir une moyenne autour de laquelle nous graviterons pour fournir à notre client la première estimation budgétaire.

Pour fixer le budget de votre événement, la question N°1 : Quel est le nombre de participants ?

C’est souvent déterminant pour fixer le budget global de l’événement car de ce nombre, dépendra le choix du lieux, l’enveloppe catering ou traiteur, le niveaux d’équipement technique, Mobilier …

C’est seulement après que vous pourrez passer à l’étape suivante pour l’organisation de votre événement.

2 – Une idée d’événement : Le Brief

Un événement professionnel ne doit jamais être un simple assemblage de prestataire, un événement réussi est toujours le fruit d’une réflexion si possible en équipe ou chacun lance ses idées jusqu’a trouver la solution événementielle  qui fait « tilt » pour tous.  Maintenant écrivez votre Brief en quelques mots afin de pouvoir faire vos différente demande à tous les prestataires.

Exemple de Brief :

  1. Type : Soirée d’entreprise
  2. Nombre de personnes : 200 Pax
  3. Lieux : Insolite sur paris, Proche Metro Ligne 1
  4. Budget : 50 000 €HT
  5. Restauration : Cocktail Dînatoire
  6. Standing : Classe et decontracté
  7. Date : Jeudi de novembre
  8. Horaire : De 20 h à 19 h
  9. Animation : Soirée dansante + Animation Photo
  10. Conférence : non mais prévoir une diffusion vidéo et un discours du DG

Vous pouvez désormais passer à la troisième étape pour progresser dans l’organisation de votre événement.

3 – Les prestataires evenementiel : La recherche de prestataire.

Fort de votre Brief, vous allez tous simplement envoyer vos demande en envoyant par mail le descriptif de votre événement ci dessus ainsi qu’un mail explicatif sur l’état d’esprit général que vous souhaitez donner à votre événement d’entreprise.

La recherche de lieux sera votre priorité absolue car bien souvent, les lieux vous proposeront et/ou imposeront un certain nombre de prestations annexes  ( traiteur, technique, Décoration … ). Rien ne sert de perdre votre temps à interroger différents traiteur événementiel, d’étudier leur prestations etc… si au final vous choisissez un lieux qui fournis cette prestation. Chez Incentive Development, nous pensons que le lieux participe à 80 % à la réussite d’un événement professionnel. Donc interrogez tous ceux à qui vous pensez afin d’avoir le choix le plus large pour votre événement.

Une fois votre lieux sélectionné vous pourrez avoir une idée précise du chemin qu’il vous reste à parcourir.

4 – Organiser un événement : Les outils

 

Au sein de l’agence Incentive Development, tous dossier comporte au minimum les éléments suivants:

  1. Retroplanning
  2. Check liste
  3. Planning / Déroulé
  4. Fiche Logistique
  5. Régie
  6. Plan D’implantation
  7. Fiche D’accès
  8. Process de paiement
  9. Liste des Prestataires

Vous trouverez sur notre blog des articles détaillés sur chaque notion évoqué sur cet article. Vous pouvez également nous contacter pour l’organisation de vos événement.

RENDEZ VOUS SUR : www.incentive-development.com

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Chef de projet agence événementielle