Organiser un événement sans agence événementielle ?

Organiser un événement sans agence événementielle

Vous souhaitez organiser un événement et vous vous posez la question bien légitime : que faire ? Organiser un événement avec ou sans agence événementielle ? Rassurez vous cette question, vous n’êtes pas le (la) seul(e) à vous la poser. En effet,  80% des entreprises ne font jamais appel à une agence événementielle et organisent en interne leurs événements. Il est donc tout à fait envisageable de se passer du service d’une agence pour l’organisation de votre soirée d’entreprise, journée d’étude ou vos séminaire d’entreprise.

Mais quel événement peut s’organiser en interne ? Peut on organiser sois même n’importe quel type d’événement ? A partir de quel taille, quel budget faut il absolument faire appel à une agence ? Toutes les réponses à ces questions vous seront données sur cet article.

cocktail d'entreprise sur un rooftop à paris

Organiser un événement en interne : Avantages et inconvénients

Organiser votre événement sans agence : Quel avantage ? 

L’avantage d’organiser un événement en interne, sans intermédiaire, sans agence … quel pourrait être l’avantage ??? Si vous lisez cet article, c’est que vous avez une petite idée de la réponse …  Le budget bien-sur c’est pourtant simple !!! Ceux qui prétendent que faire appel à une agence événementielle ou pire une agence de relation publique n’entraine pas de surcout sont soit très cachotier ,   , soit très naïf. En effet,  12% à 20 % de marge, c’est ce qu’il vous faut savoir si vous devez faire appel un agence. Il est donc évident qu’organiser un événement sans agence événementiel possède un seul et unique avantage : Le Budget

Organiser un événement en interne : Attention au frais indirect

Il est donc maintenant admis  que organiser sois même un événement, représente une l’économie de 12  à 20 %. Il vous faudra donc estimer le budget de l’événement pour savoir si il est rentable de sacrifier du temps de travail de vous même ou un de vos salarié pour organiser un événement.  A titre d’exemple, un événement d’un budget de 15 000 €HT, représente en honoraire ou commission d’agence autour des 2000 €HT. Il est donc important de bien comprendre que si un salarié consacre du temps pour chercher, visiter, organiser … l’événement  il faudra retirer du montant économisé le cout du salarié. Ce calcul est souvent utile pour décider de faire appel ou non à une agence événementielle.

Note : Les professionnels de l’événementiel bénéficient souvent d’une tarification avantageuse avec les lieux événementiels, les traiteurs ou autre prestataires événementiel ( entre 8% et 10% ) . Ceci leurs permet donc de réduire les honoraires de manière substantiels et de vendre une prestation externe quasiment au prix d’achat normal.

lieu événementielle pour conférence d'entreprise

Organiser votre événement sans agence : Quels inconvénient ?

Organiser un événement sans agence : le calcul bénéfice/risque

Le risque constitue l’inconvénient majeur de l’organisation en interne d’un événement d’entreprise. Mais cela ne concerne que les événements à forte technicité. En effet, la plupart des événements d’entreprise réunissent moins d’une trentaine de participants et   peuvent tout à fait s’organiser en interne sans faire appel à une agence événementielle. Le problème est pour les événements ou le nombre de participants est plus important, ou une conférence sera demandée, une projection etc … Notre conseil est d’organiser seul les événements d’entreprise ne faisant intervenir un ou deux prestataire différent et réunissant un public restreint ( moins de 100 personnes )

Au delà la technicité de l’événement devient trop grande et  le calcul bénéfice-risque devient défavorable.

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Organiser un événement sans agence : Pas si simple ?

Le métier d’organisateur d’événement parait intuitif et plus ou moins accessible. Si certain non professionnels de l’événementiel ont des qualités d’organisation indéniables, le secret de la fluidité d’un planning événementiel, la cohérence d’un message ne s’inventent pas et toutes les qualités d’organisation ne remplace pas l’expérience d’une agence. C’est pour cela que s’il s’agit de réserver une salle de restaurant pour réunir ses collaborateurs, une agence n’est pas indispensable. Mais le calcul bénéfice risque est clairement défavorable dès que l’événement à entreprendre nécessite l’addition de savoir faire divers. ( technique, communication, logistique, réseaux sociaux, média  )

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Organiser un événement sans agence événementielle : Combien de temps  ?

Organiser un événement en interne ne peut se faire qu’à la condition que de s’y prendre à l’avance. Si l’événement à organiser est proche, l’intervention d’une agence événementielle semble inévitable. En effet, le non professionnel de l’organisation d’événement devra, rechercher et fouiner pour recevoir et comparer les offres des différents intervenants  tandis que l’agence connais le marché, les prestataires et pourra organiser une prestation complète en un temps record. 

Organiser un événement sans agence événementielle : Possible oui mais quand

La réponse à cette question est donc nuancée. On peut donc organiser en interne un grand nombre d’événement d’entreprise, mais la taille et le niveau de technicité de certains événements sont donc des indicateurs sérieux pour encourager à prendre les conseilS d’un professionnel. Notre conseil est donc de considérer l’organisation interne pour les  les événements d’entreprise ne faisant intervenir un petit nombre de prestataire et réunissant un public restreint ( moins de 100 personnes ) et pour les autres d’envisager la collaboration d’une agence événementielle. 

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