Conseils pour réussir un événement digital

Nous accompagnons votre entreprise dans cette transformation digitale grâce à notre connaissance des réseaux sociaux (Instagram, Linkedin,…) du web de l’internet et une maîtrise des différents médias et outils qui vous seront indispensables dans votre projet afin d’atteindre les objectifs que vous vous fixerez.

Dorénavant vous devez intégrer à votre stratégie marketing ce nouvel aspect avec de plus en plus d’événements hybrides qui mélangent une partie présentielle tout en vous permettant d’élargir votre audience en touchant des clients ou prospects qui n’auraient en temps normal pas pu se déplacer pour des raisons de coûts ou de logistique. 

Cette nouvelle expérience marketing met en oeuvre de nouveaux savoir faire que notre société Incentive Development maitrise et met à la disposition de ses clients et de leur entreprise en leur apportant parallèlement des conseils en terme de stratégie de communication digitale pour réussir un événement digital.

Les grandes étapes pour réussir un événement digital, de la préparation d’un événement digital.Certaines règles sont communes que votre événement soit présentiel, soit digital. Il faut vous recentrer sur l’essentiel, proposer des contenus captivants et attractifs, avoir du rythme et introduire des éléments dynamisants.

Comme pour un événement dit classique la première chose à faire est de bien identifier vos objectifs, et même votre objectif, en effet le format digital / live vous impose de concentrer votre énergie sur l’essentiel en privilégiant un message clair. Vous devez avoir une ligne éditoriale rigoureuse. En organisant un événement « virtuel » vous faites abstraction de la contrainte d’éloignement et pouvez espérer ainsi élargir votre public et ainsi donner plus de visibilité à votre événement.

Vous auriez cherché une salle, un centre de convention ou un lieu événementiel pour faire votre événement classique, votre événement digital aura lui aussi comme support de tournage un lieu, événementiel ou non, que ce soit une salle, un studio avec plateau TV, ou même les locaux de votre société. Quelque soit votre choix ce lieu devra être entièrement équipé afin de vous permettre de réaliser un événement digital sans faute. Notre moteur de recherche de lieux événementiels vous propose un large choix pour vos événements digitaux.

En matière de créativité il n’y a pas de limites quelques grandes sociétés ont donné l’exemple comme Ecovadis avec son événement Sustain2020 entièrement digitalisé en Mars 2020 pour palier à la crise sanitaire COVID-19. En seulement 10 jours l’ensemble des contenus ont été adapté et les équipes ont créé un univers virtuel ou les participants étaient accueillis par les directeurs dans un lobby virtuel qui desservait salle de conférences, cafétéria, Networking Room, Medias Room, Lounge…

Travail sur le graphisme, l’habillage sonore mais aussi sur les outils pour dynamiser l’interactivité et conserver l’attention de vos « participants » qui peuvent passer d’une page internet à une autre en 1 clic. Au final les coûts se déplaceront mais pas sur que les économies seront au rendez-vous , une chose est sur, aujourd’hui l’événementiel prend une nouvelle direction avec des événements hybrides, mélangeant présentiel et solution en ligne.

Nous vous guidons dans le choix des bons médias pour votre communication et les bons formats.
Vous allez devoir ré-apprendre à communiquer, en choisissant de nouveaux canaux et médias, les plus appropriés à un événement digital. Une nouvelle approche marketing (social média) qui vous permettra d’élargir votre audience. Encore plus que pour un événement « classique » vous devez totalement scénariser l’événement, les participants étant beaucoup plus volatiles. Ils faut les capter, les suivre, les accompagner, leur donner du contenu, de la matière, les inciter à participer échanger et partager.
Incentive Development vous apporte conseils, recommandations et mises en oeuvre dans votre projet.

Quelle plateforme allez vous utiliser pour la diffusion de vos vidéoconférences (Teams, Discord, Hangouts, Zoom, Skype, WhatsApp, livestorm, Wereby, Webex)
Quels outils d’interactivité choisirez-vous (Beekast, Klaxoon, Appcraft, Livee, Photobooth).
Profiter de l’essor des nouvelles technologies pour faire vivre aux auditeurs une expérience utilisateur unique grâce à la réalité virtuelle ou la réalité augmentée pour une présentation d’un produit.
Favoriser les échanges entre vos participants grâce à un système de Matchmaking basé sur l’AI.
Le choix de bons outils est une chose, la maitrise des technologies de diffusion, de captation vidéo et son, la sécurisation des réseaux, est indispensable dans votre projet pour sa réussite et l’image de votre entreprise.

Nous vous proposons un studio entièrement équipé avec les dernières technologies live / streaming et totalement personnalisables. Que ce soit la qualité du son, la définition de l’image, la qualité des présentations, vidéos, powerpoint, de la bande son qui rythmera vos event, chacun de ces éléments doit être particulièrement surveillé. L’ensemble des aspects techniques, de sécurités et juridiques doivent être validés en amont.

Pour rendre votre événement fluide, captivant et intéressant il faut que vos intervenants soient à l’aise avec les caméras et les nouveaux outils technologiques (de partage notamment) que vous allez déployer et il n’y a pas de mystère, il faudra pour cela qu’ils s’entrainent et répètent leurs interventions au risque de faire fuir votre auditoire.

Nos équipes vous proposent un accompagnement en situation réelle pour leur permettre d’être à l’aise devant les caméras et avoir les bons réflexes. Il est d’ailleurs préférable lors d’un événement digital d’avoir un animateur (comme cela se fait en TV), pour donner du rythme, relancer quand cela est nécessaire et interagir avec les participants. Cette formation est pratiquement indispensable si on veut réussir un événement digital et le rendre fluide.

S’ils interviennent de chez eux, l’idéal sera de leur fournir des supports avec votre charte graphique ou qu’ils soient sur fond vert ou fond uni pour vous permettre l’incrustation de vos éléments visuels. N’hésitez pas à leur fournir une vidéo démo pour apprendre à vos intervenants à utiliser les outils mis à disposition.

Un des nombreux avantages du digital est que votre événement va perdurer dans le temps vous permettant d’analyser et de suivre votre communauté plus facilement tout au long de l’année grâce aux différents outils et la mobiliser pour vos des objectifs précis.

b – Créer une communauté digitale
La digitalisation vous permet de pérenniser chaque événement avec de nombreux contenus mis en ligne sur votre site internet sur des pages dédiées. Grâce aux replays vous donnez accès à vos clients à l’ensemble des conférences et moments forts de votre événement. Les podcasts permettront de retrouver les différentes conférences et tables rondes. N’hésitez pas à mettre en ligne un centre de ressources média pour que les participants puissent retrouver l’ensemble des documents proposés lors de votre événement. Ce site internet vous donnera l’opportunité de communiquer vers vos clients et prospects sur vos futurs événements.

La tendance événementielle actuelle (digitalisation, phygitalisation, streaming, live) que l’on observe dans l’événementiel d’entreprise et qui nous mènera à termes à des solutions hybrides (présentiel et digital) nécessite l’apprentissage de nouvelles pratiques et la maitrise de nouvelles technologies.
Incentive Development a fait le choix depuis longtemps de prendre ce virage et renforce son offre digitale à l’occasion de la crise du COVID-19 en déployant des moyens mobiles adaptés à votre cahier des charges. Une offre « réussir un événement digital » incluant conseils, opérationnel et suivi.