Conseils pour réussir un événement digital

6 minutes pour comprendre

Réussir un événement digital et se lancer dans son organisation n’est pas la simple transposition de votre événement présentiel au format digital. Il va nécessiter une adaptation du contenu pour un format aux contraintes différentes et multiples. Un événement digital nécessite un travail tout aussi important si ce n’est plus important qu’un événement dit classique, que ce soit dans sa préparation, sa communication, sa stratégie marketing, son déroulement ou son suivi.

Nous accompagnons votre entreprise dans cette transformation digitale grâce à notre connaissance des réseaux sociaux (Instagram, Linkedin,…) du web de l’internet et une maîtrise des différents médias et outils qui vous seront indispensables dans votre projet afin d’atteindre les objectifs que vous vous fixerez.

Organiser une conférence en streaming Votre conférence sur mesure
Organiser une conférence en streaming

Dorénavant vous devez intégrer à votre stratégie marketing ce nouvel aspect avec de plus en plus d’événements hybrides qui mélangent une partie présentielle tout en vous permettant d’élargir votre audience en touchant des clients ou prospects qui n’auraient en temps normal pas pu se déplacer pour des raisons de coûts ou de logistique

Cette nouvelle expérience marketing met en oeuvre de nouveaux savoir faire que notre société Incentive Development maitrise et met à la disposition de ses clients et de leur entreprise en leur apportant parallèlement des conseils en terme de stratégie de communication digitale pour réussir un événement digital.

Nous allons vous donner ici quelques-uns des conseils les plus importants à suivre lorsque vous voulez vous lancer dans l’organisation d’un événement digital, nous accompagnons votre entreprise dans sa préparation ( gestion du social média marketing, campagne, ligne éditoriale, choix des outils de diffusion et d’interactivité, création graphique et sonore) sa réalisation (live, diffusion, captation, réalisation vidéo, sécurité des plateformes) et l’analyse post événement ( KPI, questionnaire satisfaction, gestion des podcasts, vidéo en replay, ressources média,…)

Organiser un événement digital sur mesure

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Les grandes étapes pour réussir un événement digital, de la préparation d’un événement digital.Certaines règles sont communes que votre événement soit présentiel, soit digital. Il faut vous recentrer sur l’essentiel, proposer des contenus captivants et attractifs, avoir du rythme et introduire des éléments dynamisants.

1- Définir vos objectifs pour bien identifier votre cible

Comme pour un événement dit classique la première chose à faire est de bien identifier vos objectifs, et même votre objectif, en effet le format digital / live vous impose de concentrer votre énergie sur l’essentiel en privilégiant un message clair. Vous devez avoir une ligne éditoriale rigoureuse. En organisant un événement « virtuel » vous faites abstraction de la contrainte d’éloignement et pouvez espérer ainsi élargir votre public et ainsi donner plus de visibilité à votre événement.

Salle de conférence réussir son événement digital

2- Choisir un lieu pour la réalisation de votre événement digital

Vous auriez cherché une salle, un centre de convention ou un lieu événementiel pour faire votre événement classique, votre événement digital aura lui aussi comme support de tournage un lieu, événementiel ou non, que ce soit une salle, un studio avec plateau TV, ou même les locaux de votre société. Quelque soit votre choix ce lieu devra être entièrement équipé afin de vous permettre de réaliser un événement digital sans faute. Notre moteur de recherche de lieux événementiels vous propose un large choix pour vos événements digitaux.

3- Créer un univers digital propre à votre événement

C’est l’occasion pour votre entreprise de se différencier en plongeant vos invités dans un univers digital, graphique, sonore et visuel unique qui servira en amont pour la communication dans les médias, réseaux sociaux, canaux de communication habituels, e-mailing … auprès de vos prospects et clients.

Organiser un événement digital

L’ensemble de ces éléments devra être transmis à vos intervenants pour qu’ils l’intègrent à leurs présentations, vidéos apportant ainsi homogénéité, qualité et confort pour les participants. N’oubliez pas qu’il faut prendre soin vos participants car contrairement à une conférence ou un salon classique, ils ont la possibilité en 1 clic de partir à la recherche d’autres informations sur le web. Autant d’éléments graphiques que l’on retrouvera dans la Landing page de votre site web pour la gestion des inscriptions de vos participants et les informations propre à votre événement.
Cette même charte graphique servira pour le site web de votre événement ou l’ensemble des médias utilisés seront disponibles ainsi que des replays, podcasts, … Autant de points-clés pour réussir un événement digital à coup sûr.

Organiser une conférence en streaming Votre conférence sur mesure

Votre mission principale va être de « garder » vos participants tout au long de l’événement, vous devez créer tout un univers qui permette à chacun d’eux de retrouver certaines des habitudes qu’ils avaient les années précédentes. Proposer leur une cafétéria virtuelle ou une salle de Networking où ils pourront échanger avec d’autres ou avec vos sponsors. 

En matière de créativité il n’y a pas de limites quelques grandes sociétés ont donné l’exemple comme Ecovadis avec son événement Sustain2020 entièrement digitalisé en Mars 2020 pour palier à la crise sanitaire COVID-19. En seulement 10 jours l’ensemble des contenus ont été adapté et les équipes ont créé un univers virtuel ou les participants étaient accueillis par les directeurs dans un lobby virtuel qui desservait salle de conférences, cafétéria, Networking Room, Medias Room, Lounge…

4- Quel budget pour quel événement digital ?

Ne faites pas l’erreur de penser qu’en devenant virtuel / digital les coûts de votre événement disparaissent et qu’il suffit de se connecter à Zoom, Teams, ou Hangouts.. Bien au contraire, votre contenu va être adapté, retravaillé pour des nouveaux formats (réseaux sociaux – Instagram, Linkedin, Facebook, campagne Google, web, live, blog, vidéos). Des économies vous en ferez sur certains postes comme le traiteur ou la location d’une salle moins grande mais vous allez devoir redoubler d’imagination et de créativité pour rendre votre événement attractif et captivant. 

Organiser un événement digital

Travail sur le graphisme, l’habillage sonore mais aussi sur les outils pour dynamiser l’interactivité et conserver l’attention de vos « participants » qui peuvent passer d’une page internet à une autre en 1 clic. Au final les coûts se déplaceront mais pas sur que les économies seront au rendez-vous , une chose est sur, aujourd’hui l’événementiel prend une nouvelle direction avec des événements hybrides, mélangeant présentiel et solution en ligne.

5- Comment communiquer autour d’un événement digital ?

Nous vous guidons dans le choix des bons médias pour votre communication et les bons formats.
Vous allez devoir ré-apprendre à communiquer, en choisissant de nouveaux canaux et médias, les plus appropriés à un événement digital. Une nouvelle approche marketing (social média) qui vous permettra d’élargir votre audience. Encore plus que pour un événement « classique » vous devez totalement scénariser l’événement, les participants étant beaucoup plus volatiles. Ils faut les capter, les suivre, les accompagner, leur donner du contenu, de la matière, les inciter à participer échanger et partager.
Incentive Development vous apporte conseils, recommandations et mises en oeuvre dans votre projet.

Organiser un événement digital

6- Choisir les bons outils de diffusion, de partage et d’interactivité

Nous vous aidons dans ce choix à trouver les meilleurs outils en fonction de vos besoins pour assurer la meilleure visibilité à votre futur projet.
Création d’une Landing page ou d’un mini-site internet. Créer un blog à l’occasion de votre événement pour y poster du contenu de qualité de façon régulière en créant des points de rendez-vous pour vos futurs participants.
Créer un Hashtag non daté qui permettra à votre communauté de vous suivre facilement chaque année.
Créer des articles et demandez à vos intervenants de participer à la vie de ce média en postant des billets ou news pertinentes..
Travailler sur le storytelling pour vous assurer une audience maximale. Vos participants doivent suivre un parcours précis que vous aurez décidé.

reussir-son-evenement-digital-les-bons-outils

Quelle plateforme allez vous utiliser pour la diffusion de vos vidéoconférences (Teams, Discord, Hangouts, Zoom, Skype, WhatsApp, livestorm, Wereby, Webex)
Quels outils d’interactivité choisirez-vous (Beekast, Klaxoon, Appcraft, Livee, Photobooth).
Profiter de l’essor des nouvelles technologies pour faire vivre aux auditeurs une expérience utilisateur unique grâce à la réalité virtuelle ou la réalité augmentée pour une présentation d’un produit.
Le choix de bons outils est une chose, la maitrise des technologies de diffusion, de captation vidéo et son, la sécurisation des réseaux, est indispensable dans votre projet pour sa réussite et l’image de votre entreprise.

7- Maitrise des technologies de diffusion streaming / live

Vous aurez beau avoir déployé des montagnes de créativité, si vous ne maitrisez pas la technologie pour la diffusion de votre événement, vous courez à la catastrophe. Incentive Development a la chance d’être lui-même prestataire événementielle. À l’occasion de la crise COVID-19 que nous venons de traverser, nous avons renforcé notre offre événementielle digitale pour les entreprises.

À notre maitrise des éléments techniques classiques que sont la prise de son, la lumière et la captation vidéo nous ajoutons maintenant une maitrise des systèmes de diffusion sécurisés pour vos conférences en streaming et vos événements en ligne.

Nous vous proposons un studio entièrement équipé avec les dernières technologies live / streaming et totalement personnalisables. Que ce soit la qualité du son, la définition de l’image, la qualité des présentations, vidéos, powerpoint, de la bande son qui rythmera vos event, chacun de ces éléments doit être particulièrement surveillé. L’ensemble des aspects techniques, de sécurités et juridiques doivent être validés en amont.

8 – Coachez et accompagner vos intervenants – Une formation indispensable !

Pour rendre votre événement fluide, captivant et intéressant il faut que vos intervenants soient à l’aise avec les caméras et les nouveaux outils technologiques (de partage notamment) que vous allez déployer et il n’y a pas de mystère, il faudra pour cela qu’ils s’entrainent et répètent leurs interventions au risque de faire fuir votre auditoire.

Nos équipes vous proposent un accompagnement en situation réelle pour leur permettre d’être à l’aise devant les caméras et avoir les bons réflexes. Il est d’ailleurs préférable lors d’un événement digital d’avoir un animateur (comme cela se fait en TV), pour donner du rythme, relancer quand cela est nécessaire et interagir avec les participants. Cette formation est pratiquement indispensable si on veut réussir un événement digital et le rendre fluide.

S’ils interviennent de chez eux, l’idéal sera de leur fournir des supports avec votre charte graphique ou qu’ils soient sur fond vert ou fond uni pour vous permettre l’incrustation de vos éléments visuels. N’hésitez pas à leur fournir une vidéo démo pour apprendre à vos intervenants à utiliser les outils mis à disposition.

9 – Un événement digital ne meurt jamais !

Un des nombreux avantages du digital est que votre événement va perdurer dans le temps vous permettant d’analyser et de suivre votre communauté plus facilement tout au long de l’année grâce aux différents outils et la mobiliser pour vos des objectifs précis.

a- Analyse
La digitalisation de votre événement vous permettra d’analyser un certain nombre de points-clés (KPI) qui vous aidera à mesurer la réussite de votre événement.
Quel est le taux de satisfaction client ( par le biais d’un questionnaire de satisfaction en ligne) ?
Quel est le nombre de participants ? Est-il plus important ou moindre que lors de votre dernier événement présentiel.
Quel est leur taux d’engagement des participants, en fonction de l’utilisation / activité qu’ils auront fait des outils interactif mis en place (Q&A, Quiz, sondage, networking, téléchargement des médias mis à disposition).

Organiser un événement digital

b – Créer une communauté digitale
La digitalisation vous permet de pérenniser chaque événement avec de nombreux contenus mis en ligne sur votre site internet sur des pages dédiées. Grâce aux replays vous donnez accès à vos clients à l’ensemble des conférences et moments forts de votre événement. Les podcasts permettront de retrouver les différentes conférences et tables rondes. N’hésitez pas à mettre en ligne un centre de ressources média pour que les participants puissent retrouver l’ensemble des documents proposés lors de votre événement. Ce site internet vous donnera l’opportunité de communiquer vers vos clients et prospects sur vos futurs événements.

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La tendance événementielle actuelle (digitalisation, phygitalisation, streaming, live) que l’on observe dans l’événementiel d’entreprise et qui nous mènera à termes à des solutions hybrides (présentiel et digital) nécessite l’apprentissage de nouvelles pratiques et la maitrise de nouvelles technologies.
Incentive Development a fait le choix depuis longtemps de prendre ce virage et renforce son offre digitale à l’occasion de la crise du COVID-19 en déployant des moyens mobiles adaptés à votre cahier des charges. Une offre « réussir un événement digital » incluant conseils, opérationnel et suivi.

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