8 astuces pour choisir un lieu événementiel
Vous allez prochainement organiser une événement pour votre entreprise, mais vous n’y connaissez pas grand chose dans le choix d’un lieu événementiel. Ne vous inquiétez pas, l’équipe Incentive Development vous donne 8 astuces pour choisir un lieu événementiel. Attachez vos ceintures, c’est parti !
ASTUCES POUR CHOISIR UN LIEU ÉVÉNEMENTIEL : LE CAHIER DES CHARGES & LE BUDGET
1 ère astuce : Le premier conseil est une évidence, bien analyser le cahier des charges de l’événement, pour trouver un lieu adapté. Tout d’abord, il faut vérifier la superficie nécessaire pour accueillir votre événement. C’est grâce au nombre d’invités, au type et au format de l’événement que l’on détermine la superficie minimale nécéssaire. En plus de la superficie il faut connaître les options que propose la salle pour le traiteur. Référencé ou extérieur. Pareil, c’est le cahier des charges qui doit s’adapter au lieu. Attention ! Il faut bien regarder si le lieu peut accueillir la configuration que vous avez choisi. Si vous souhaitez faire une conférence, certaines salles peuvent accueillir 500 personnes en format théâtre mais seulement 300 en cabaret. Il faut donc faire attention à la jauge.
2ème astuce : Le budget ! Lorsque que vous avez définit le budget de votre événement, il faut maintenant vérifier le coût du lieu. En effet, pour certains lieux des prestations sont incluses et d’autres non, ce qui peut générer des suppléments. C’est pour cela qu’il est important dès le départ de vérifier ce que le lieu impose ou pas. Par exemple, si un lieu impose son prestataire restauration, ce poste rajoutera un montant conséquent au prix de la salle. Cependant, s’il n’est pas imposé, les coûts sont diminués, il en va de même pour la technique. D’autre salle en revanche, demande une redevance traiteur si on ne prend pas un de leur prestataire référencé.
ASTUCES POUR CHOISIR UN LIEU ÉVÉNEMENTIEL : MAIL TYPE ET ACCESSIBILITE
3ème astuce : Rédiger un mail type avec le cahier des charges. Il faut que ce mail soit le plus détaillé possible, que ce soit sur la configuration de votre événement, le type d’événement, les horaires, le nombre de personnes invitées, etc. C’est un mail qui permet aux commerciaux des salles d’avoir un aperçu rapide et efficace de votre événement. Il permet de susciter de l’interêt pour votre événement et avoir un retour sur la disponibilité des lieux, ainsi que la faisabilité de votre événement en ces lieux.
4ème astuce : L’accessibilité ! C’est un conseil à ne pas prendre à la légère. Si votre événement doit réunir des personnes venant de la France entière, il faut y porter une attention particulière ! Il y a de magnifiques lieux qui ne peuvent être choisi, à cause de leur manque d’accessibilité. Par exemple, il y a des lieux d’exception dans le Bois de Boulogne qui conviennent parfaitement au cahier des charges de certains clients, mais qu’on ne peut pas proposer car ils sont inaccessibles pour des personnes venant de toute la France. Par ailleurs, si c’est un événement sur deux jours, il sera encore plus compliqué de faire venir les participants. Cela peut engendrer, soit des coûts supplémentaires, soit des retards importants.
ASTUCES POUR CHOISIR UN LIEU ÉVÉNEMENTIEL : COHERENCE ET ANNUAIRE EN LIGNE
5 ème astuce : La cohérence du choix du lieu et de votre événement. Il doit y avoir un cohérence entre ces deux paramètres. Une conférence qui implique un thème sérieux, ne peut avoir lieu dans une salle hyper décorée qui s’adapte plutôt à une soirée d’entreprise. Il faut donc une mise en cohérence entre le message de l’événement (conférence de presse, journée d’étude, etc) et l’esprit du lieu (festif, corporate, etc). Un événement envoie un message et le lieu doit être en harmonie avec ce message, c’est un des marqueurs fort de l’événement. Le type de lieu va avec le type d’événement et le type de message va avec le type de lieu.
6 ème astuce : Pour la recherche de votre lieu vous pouvez utiliser tous les annuaires de salles en ligne ( exemple : 1001 salles, Kaktus, Incentive Development, etc). Ces sites regroupent un grand nombre de salles, avec toutes leurs caractéristiques, ce qui facilite la première sélection à des novices ou des personnes qui n’ont pas d’idées. Pour trouver l’inspiration, vous pouvez également parcourir les agences événementielles qui mettent des vidéos de leur événements.
ASTUCES POUR CHOISIR UN LIEU ÉVÉNEMENTIEL : MONTAGE ET GRAND GROUPE
7 ème astuce : Le montage ! En fonction de certains événements, des lieux proposent ou imposent d’effectuer un montage la veille. Il faut donc prendre en compte les coûts que tout cela peut engendrer.
8 ème astuce : N’hésitez pas à faire appel aux groupes événementiels ! Il y a de gros groupes qui possèdent une quarantaine de lieux événementiels. En envoyant à ces groupes un mail type, vous pouvez facilement avoir un retour de leur part avec les lieux qui correspondent à votre événement.
Par ailleurs, les agences sont aussi la solution pour vous aider à choisir votre lieu. Incentive Development, possède des accords avec les salles qui sont commissionnées, pour vous le coût ne sera donc pas plus élevé.
L’équipe d’Incentive Development étant spécialiste des lieux événementiels, vous propose rapidement des lieux en concordance avec votre événement et tous les éléments qui gravitent autour. Ils vont donc faire la recherche à votre place et savoir directement quelle salle est la bonne, comme un maitre d’ouvrage, ils vont trouver la salle idéale qui correspond à votre cahier des charges.
Vous avez désormais toutes les astuces pour choisir votre lieu événementiel. Il vous reste plus qu’à appuyer sur le champignon !
