Comment réaliser un séminaire d'entreprise réussi ?
Vous organisez un séminaire d’entreprise prochainement, mais vous ne savez pas encore comment vous y prendre ni comment réaliser un séminaire d’entreprise réussi ? Suivez les étapes suivantes pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie et que vos plans d’organisation le sont aussi.
Les objectifs de l’événement, le rétroplanning, le feedback, le choix du thème, du lieu, de la nourriture et des activités sont autant de facteurs dont on doit tenir compte pour mettre en œuvre un séminaire d’entreprise réussi.
1. Définir les objectifs, les cibles et le thème du séminaire
La définition des objectifs et des cibles représente une étape incontournable dans la conception d’un événement, car elle conditionne les formes d’organisation d’un séminaire d’entreprise. Pour ce faire, il est primordial de déterminer vos besoins s’il s’agit d’un séminaire d’intégration, un séminaire de motivation, un séminaire de formation, un séminaire de cohésion, un séminaire de direction, un séminaire de travail ou un séminaire de management.
Aussitôt que les buts du séminaire et les audiences sont définis, vous pouvez choisir le thème en fonction des intérêts et des situations professionnelles des participants. Dans ce contexte, proposez un intitulé captivant permettant de créer une valeur ajoutée à votre évent ! L’enjeu étant de pouvoir réunir vos collaborateurs ou vos partenaires dans des conditions particulières et avec un thème original.
2. Prévoir des activités attractives pour les participants
Organiser un séminaire d’entreprise réussi nécessite autant d’animations thématiques que dans l’organisation d’une conférence, d’un congrès, d’un team building, d’un lancement de produit ou d’un salon. Les activités que vous allez proposer doivent être attrayantes, motivantes et voire ludiques afin que chaque collaborateur voit comme un défi sa participation au séminaire.
Là encore, selon le type de vos cibles et le thème de l’évent, vous pouvez sélectionner les activités les plus appropriées pour les atteindre. Gardez en tête que les animations les plus simples ne seront pas forcément les plus adaptées à votre style d’événement. II est ainsi important de se référer à l’atmosphère que vous souhaitez instaurer en faisant appel à un animateur professionnel.
3. Trouver le lieu idéal pour réussir son séminaire d’entreprise
Dès que la date de votre événement est fixée, vous pouvez trouver un lieu de réception disponible à la date souhaitée. Afin de trouver l’endroit adéquat pour votre évent, il est capital de le faire correspondre au nombre d’invités et au type de séminaire que vous voulez organiser. Le lieu pour la tenue de votre séminaire devra également assurer une facilité d’accès pour les participants et garantir des conditions matérielles satisfaisantes.
Lorsqu’il s’agit de choisir un endroit adapté à votre séminaire d’entreprise, l’idéal est de rester fidèle au thème de votre évent, à l’ambiance que vous recherchez et surtout à votre budget. Entre salles de conférence, hôtels, centres de loisirs, châteaux, restaurants, musées ou cadre de verdure, vous avez l’embarras du choix. Demander l’accompagnement d’un prestataire technique événementiel pourra également vous aider à dénicher la perle rare.
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4. Choisir le type de restauration et de nourriture à servir lors du séminaire
Lorsque vous êtes convaincu de la nécessité de manger sur place, et que vous avez trouvé le bon endroit pour accueillir confortablement vos convives, il est temps de trouver quel repas vous allez leur servir. L’idée est de déterminer le plat ou la collation en prenant compte de la nature du séminaire, de la durée de la session et du nombre d’invités, sans dépasser les limites du budget alloué.
Selon la forme du séminaire et ses objectifs, vous pouvez choisir une formule buffet, une formule à l’assiette ou une formule cocktail. Divers choix de restaurations sont possibles pour régaler vos participants : un cocktail apéritif, un déjeuner assis, un cocktail déjeunatoire, un cocktail dinatoire, etc.
De toute manière, le choix d’un plat bien adapté et apprécié de tous reste essentiel pour juger la réussite de votre séminaire. Le recours à un expert événementiel pourra aussi vous aider à organiser un séminaire d’entreprise plein de succès en vous épargnant le souci de la préparation d’un repas.
5. Etablir un rétroplanning pour organiser un séminaire d’entreprise réussi
Comme tous les autres types d’événements d’entreprise en présentiel, un séminaire requiert une meilleure coordination des actions au niveau de l’organisation. Un rétroplanning doit être conceptualisé à l’avance pour pouvoir communiquer à tous les responsables les détails relatifs à la préparation de l’événement.
Votre rétroplanning doit indiquer la liste définitive des participants avec la liste des tâches afférentes aux étapes de réalisation du séminaire, ainsi que le nom des personnes concernées à chaque tâche et la précision des toutes les échéances. Vous pouvez par exemple y mentionner le choix du lieu de l’événement avec la personne qui se charge de sa réservation, la date limite pour l’envoi des invitations, le choix du menu, etc.
6. Rester en communication avec les participants pour le feedback
Même si votre séminaire d’entreprise est achevé, tout n’est pas terminé ! Le lendemain même, vous aurez encore la responsabilité de distribuer des formulaires de satisfaction dans l’unique but de recevoir les retours d’expérience des participants.
Cette méthode vous permettra d’estimer la réussite de l’événement ainsi que de mesurer ses résultats et son impact chez vos cibles. Quelques jours après le séminaire, un compte rendu détaillé, des photos prises au cours de l’évent et un mot de solidarité devront être envoyés à tous les invités, en guise de remerciement.
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