Organiser un événement digital avec Zoom

A l’heure où le télétravail est de plus en plus intégré au sein des entreprises, beaucoup d’outils digitaux ont vu le jour permettant de fluidifier les échanges entre collaborateurs, par le biais notamment d’outils de communication vidéo, qui deviennent alors un véritable média d’entreprise. Depuis la pandémie de Covid-19 qui frappe le monde, énormément d’entreprises ont vu leur activité chuter.

Pour la société Zoom, la mise en place systématique du télé-travail dans la plupart des pays occidentaux lui a permis de multiplier par 30 son nombre d’utilisateurs, entre Décembre 2019 et Avril 2020.
Remis un temps en cause pour des questions de sécurité et de confidentialité, la plateforme à remis à jour ces conditions mi 2020.
Aujourd’hui, la plateforme en ligne compte plus de 300 millions d’adeptes, et risque bel et bien de multiplier ce nombre dans les mois à venir.

Conférence digitale sur Zoom

Application Zoom pour événement en ligne : Kézako ?

Tout comme Google Meet, Microsoft Teams, ou encore Webex, Zoom est un outil de visioconférence pour les particuliers comme les entreprises. Accessible depuis toute sorte de d’appareils et de systèmes d’exploitation (Smartphones, mobile, tablettes, PC, Apple, Linux ou Windows) et dôté d’une interface ludique et fonctionnelle, cette plateforme numérique permet d’organiser réunions business et conférences 100% à distance. L’utilisation des technologies comme la webcam et le micro de l’appareil permet ainsi d’interagir en live avec vos collaborateurs ou clients.

La version la plus basique du logiciel permet d’héberger un nombre illimité de réunion, réunissant jusqu’a 100 participants pour 40 minutes maximum. Au delà, des forfaits plus importants ainsi que des licences professionnelles payantes vous donneront accès à des fonctionnalités et des capacités tech plus poussées.

Organiser une conférence en streaming Votre conférence sur mesure

Organiser un événement digital avec Zoom : Faire appel à une agence

Certes Zoom reste un outil très pratique pour la mise en place de réunion internes, mais pour donner du corps et de l’impact à votre message, l’utilisation de Zoom seul n’est plus suffisante. En effet, un évent digital ne se cantonne pas seulement une réunion Zoom.

Un Accompagnement Sur Mesure

Notre Agence Incentive Development vous accompagne dans la recherche de concepts et de produits pour digitaliser vos événements business et opérations marketing. De l’élaboration du projet, jusqu’à sa réalisation, notre équipe intègre chefs de projet, professionnels du streaming et de la production audiovisuelle, et dispose dorénavant de son propre studio vidéo à Paris.

Dès l’apparition de la crise du Coronavirus, quand un événement ne peut se tenir en lieu et place, les professionnels de l’événementiel ont du réinventer leur métier en travaillant sur des solutions distancielles. En fonction de n’importe quel brief ou contraintes, une agence de communication saura vous guider et vous apporter les solutions digitales dans l’organisation de vos événement web. En effet, l’accompagnement d’une agence vous aiguillera sur les bonnes pratiques et solutions à connaître dans l’utilisation d’une plateforme vidéo telle que Zoom.

Bien plus qu’une simple réunion Zoom, une agence de communication vous donnera les clés pour organiser un véritable événement digital. Certes, il est aujourd’hui difficile de se réunir physiquement dans un même lieu, c’est pourquoi l’événementiel numérique explose, mais il n’en est pas moins important de caractériser votre message pour donner du corps à votre manifestation en travaillant sur la communication graphique et numérique de celui-ci.

Zoom s’avère être un outil ludique, et facile dans sa prise main. Il n’est pas difficile d’organiser soit même une réunion ou un meeting via un compte gratuit ou payant. Néanmoins, Zoom est également une plateforme vidéo aux multiples fonctionnalités, produits, paramètres et types d’abonnements que bon nombre de son public ne soupçonne pas. En fonction de votre cahier des charges, faire appel à des professionnels du métier peut s’avérer utile pour rendre l’organisation de votre meeting plus efficace et vous garantir une utilisation optimale de ce réseau. Pour plus de souplesse et de sérénité le jour J, des tests en amont vous seront fortement recommandés.

Votre devis en 24h


    Organiser un événement digital sur mesure

    Événement digital Zoom : Réalisation, production et création de plateformes dédiées

    Création d’une plateforme web dédiée, habillage graphique, motion design ou encore application mobile et autres concepts tech, font partie intégrante de la mise en scène de votre e-événement. En fonction de votre public et de votre message, il est essentiel de donner à votre conférence une dimension business et marketing. La réalisation live permettra de brandé votre e-événement, en appliquant fond perdus, logos, titrages et autres détails et données. Le réalisateur compose une image mobile en live en récupérant tous les flux et médias que contiennent votre conférence : participants en visio ou en studio vidéo, présentations, vidéos institutionnelles …

    Une agence digitale conceptualise pour vous le design de votre événement en ligne.
    La création d’un site web dédié et « marketé » à votre image contiendra un player vidéo avec la réalisation live de votre e-évenement. Pour garantir la sécurité de votre plateforme, une inscription préalable ou l’ajout de mots de passe est possible.
    Notre agence Incentive Development intègre l’ensemble de ces savoirs-faire numériques comme la réalisation vidéo, la diffusion, production et post-production.

    Ainsi, vous proposez une véritable expérience digitale à vos participants en travaillant sur le design de votre événement.

    Création de contenu digital

    Diffuser une réunion visioconférence sur Youtube

    Diffuser en streaming son événement digital avec Zoom

    L’emploi de Zoom comme média business et réseaux sociaux ne sont pas incompatibles. Pour un e-événement grand public, en équipe avec le réalisateur vidéo, qui centralise l’ensemble des flux notamment les intervenants Zoom, un ingénieur streaming peut diffuser l’événement en direct sur les réseaux sociaux comme Facebook, Instagram, ou Youtube.

    L’événementiel en ligne a également un atout majeur : Le replay. Votre message prend vie de manière illimitée en créant une web TV publique ou sécurisée que vos participants pourront regarder même post-événement.

    Événement online avec Zoom : coup d’oeil sur les fonctionnalités utiles

    Zoom propose bien des services. En entreprise, il est devenu un véritable support de communication interne comme externe. L’application propose d’ailleurs différents types de forfaits gratuits et payants en fonction des utilisations nécessaires à chacun : basique, pro, Affaires, Entreprises et webinaires.

    Nombre de participants (et de licences) et timing de réunion accrus, enregistrement de vos sessions dans un cloud, URL de réunion personnalisées, salle d’attente, interface et mail d’invitations personnalisées, sont autant de fonctionnalités parfois insoupçonnées dont dispose aujourd’hui Zoom.

    Organiser son événement en ligne

    Zoom meeting et zoom webinaire : Similitudes et différences

    un auditorium ou une salle de conférence totalement digitale. Une des ces caractéristiques clé est la participation de spectateurs non intervenants.
    Comme en format présentiel, l’ensemble du public du webinaire comprend différents statuts :

    – Les organisateurs et les co-organisateurs de la conférence
    – Les intervenants sur scène, des spécialistes venus échanger autour d’une thématique précise
    – Les participants, ou spectateurs, venus voir et écouter les intervenants ou participer à une expérience

    En outre, les participants assistent à la conférence mais en lecture seule uniquement (micro et caméra coupés), a contrario des réunions Zoom, où l’ensemble de l’audience est amenée à interagir et participer. L’hôte du webinaire peut également agir sur les intervenants
    Les Webinaires Zoom sont donc particulièrement efficaces pour des e-séminaires avec un grand nombre de personnes, ou encore pour des diffusions publiques, puisqu’ils peuvent accueillir jusqu’a 10 000 participants.

    Organiser un atelier en sous groupe sur Zoom

    Réunion en sous groupes

    L’une des fonctionnalités de Zoom les plus sollicitée en France comme dans le monde lors d’évent en ligne, c’est bien les réunions en sous groupes. A l’instar d’un séminaire présentiel, cet outil stratégique permet la mise en place de workshops, tables rondes et temps de travail au sein même d’une réunion où encore lors d’activités et animations team building à distance, où les sous groupes permettront alors de réaliser des équipes.
    Il est possible de créer jusqu’a 50 sous groupes à partir d’une même réunion. Chaque sous groupe peuvent accueillir jusqu’a 200 personnes.

    Evénement digital sur Zoom : utiliser l’interactivité

    Pour permettre la fluidité des échanges ainsi que la récolte de données de data, Zoom met en place différents services pour rendre votre webinaire plus interactif :

    Lever la main virtuellement

    Grace à cette fonctionnalité, tous les participants indique à l’orateur qu’il souhaite poser une question à l’oral. Au moment venu, l’administrateur l’autorisera à prendre la parole en réactivant l’audio et/ou la vidéo du dit participant.

    Questions&Answers

    Il est également possible de poser des questions par chat lors d’un webinaire. Cet outil est entièrement personnalisante en amont de la réunion : il est possible de déterminer si seules les questions avec réponses sont affichées ou si toutes les questions s’affichent, si il est possible de voter ou de commenter une question posée….
    Détails à ne pas négliger, il est possible de poser une question anonymement, ainsi que d’y répondre en privé. Ainsi, seul le participant qui à poser la question pourra consulter la réponse.

    Sondage

    Un des services les plus intéressant de Zoom est l’outil sondage. Il est en effet possible, avant le début de la réunion, de programmer un ou plusieurs sondages, qui seront lancés pendant votre conférence en ligne. Utilisé comme média, le choix du sondage est une stratégie efficace pour collecter rapidement l’avis de votre public. Il est également possible de télécharger les données du sondage pour les conserver même post-événement.

    Incentive Development, agence événementielle digital à Paris et partout en France, maîtrise les dernière technologies web. Nos chefs de projet digital ont une connaissance complète de l’outil Zoom, et pourront vous accompagner sur la conception, animations et diffusion de votre événement digital en fonction de vos besoins. Consultez nos articles de blog pour vous guider dans votre transformation digitale.

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